Quand vous devez nommer un représentant cosmétique local

Dès qu'une marque commence à expédier vers un deuxième pays, quelqu'un pose toujours la même question : avons-nous besoin d'un représentant local ici, ou pouvons-nous simplement expédier le produit ? La réponse honnête dépend entièrement du marché visé, et les rôles se confondent constamment parce qu'ils se ressemblent tout en portant un poids juridique différent.

La Personne Responsable dans l'UE

En vertu du Règlement (CE) n° 1223/2009, tout cosmétique vendu dans l'UE doit désigner une Personne Responsable établie dans l'UE. Ce n'est pas un titre de courtoisie. La Personne Responsable conserve le Dossier d'Information sur le Produit, atteste qu'un Rapport sur la Sécurité du Produit Cosmétique a été rédigé par un évaluateur de sécurité qualifié, et c'est elle qui notifie le produit via le portail CPNP. Si vous êtes une marque américaine ou canadienne sans entité dans l'UE, vous ne pouvez pas vous auto-désigner. Il vous faut une véritable société basée dans l'UE ou un service tiers de Personne Responsable pour assumer ce rôle, et cette entité prend alors une responsabilité juridique bien réelle.

Un distributeur qui reconditionne, traduit ou réétiquette un produit peut aussi devenir Personne Responsable par défaut, qu'il l'ait voulu ou non. C'est utile à savoir si vous travaillez avec un distributeur et que vous pensiez que le propriétaire de la marque conservait cette obligation.

Le circuit distinct du Royaume-Uni

Après le Brexit, le Royaume-Uni gère son propre système. La notification passe par le service Submit Cosmetic Product Notification (SCPN) de l'OPSS, et il vous faut une Personne Responsable britannique distincte de celle de l'UE. Les marques présument parfois que leur Personne Responsable de l'UE couvre aussi le Royaume-Uni, puisque les règles se ressemblent presque sur papier. Ce n'est pas le cas. Deux marchés, deux notifications, deux parties responsables.

La Chine, une configuration entièrement différente

La Chine n'utilise pas le modèle de Personne Responsable au sens de l'UE. Les cosmétiques exigent généralement un agent responsable domestique en Chine continentale, qui gère l'enregistrement ou la notification auprès de la National Medical Products Administration, et dans bien des cas le produit doit passer par de véritables essais en laboratoire plutôt que par un simple dossier de sécurité sur papier. C'est un fardeau bien plus lourd que dans l'UE ou au Canada, et c'est un endroit où les marques sous-estiment souvent les délais et les coûts parce qu'elles comparent mentalement ce marché à un marché plus souple.

L'approche de l'Arabie saoudite et du CCG

L'Arabie saoudite fonctionne via la SASO (l'organisme saoudien de normalisation, de métrologie et de qualité) et exige que les produits passent par un processus d'évaluation de conformité, impliquant généralement un importateur local ou un représentant autorisé enregistré dans le système saoudien avant que les marchandises puissent passer la douane. Les mécanismes exacts évoluent avec le temps, donc c'est un marché où vérifier les exigences SASO actuelles avant d'engager des stocks vaut vraiment l'heure que cela prend.

Une comparaison sommaire

Ce que cela signifie pour l'ordre de votre lancement

Si vous planifiez un déploiement multi-marchés, la question du représentant devrait façonner votre ordre d'entrée, pas seulement votre plan marketing. Le Canada est comparativement léger : vous déposez vous-même une notification, vous obtenez un numéro CN, et vous n'êtes pas tenu d'installer une entité locale permanente pour y arriver. L'UE et le Royaume-Uni exigent que vous ayez quelqu'un sur place avant même de pouvoir notifier, ce qui fait de la mise en place d'une Personne Responsable un préalable, et non une démarche à régler après coup.

Cosmetic Comply gère actuellement le volet canadien de ce processus, en faisant correspondre vos ingrédients aux noms INCI et aux numéros CAS, en les vérifiant par rapport à la liste de vigilance, puis en déposant votre CNF une fois qu'un réviseur donne son aval. Si votre feuille de route inclut les États-Unis, l'UE ou l'Australie, il vaut la peine d'intégrer la question du représentant dans votre calendrier dès maintenant, car dans certains marchés, c'est l'élément au délai le plus long de tout le lancement.