Wann Sie eine lokale Kosmetikvertretung benennen müssen

Sobald eine Marke beginnt, in ein zweites Land zu liefern, kommt fast immer dieselbe Frage auf: Brauchen wir hier eine lokale Vertretung, oder können wir einfach liefern? Die ehrliche Antwort hängt vollständig davon ab, um welchen Markt es geht, und die Rollen werden ständig verwechselt, weil sie ähnlich klingen, aber ganz unterschiedliches rechtliches Gewicht tragen.

Die Responsible Person in der EU

Nach Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 braucht jedes in der EU verkaufte Kosmetikprodukt eine in der EU niedergelassene Responsible Person. Das ist kein bloßer Titel. Die Responsible Person führt das Product Information File, bestätigt, dass ein Cosmetic Product Safety Report von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter vorliegt, und meldet das Produkt über das CPNP-Portal an. Wenn Sie eine US-amerikanische oder kanadische Marke ohne EU-Gesellschaft sind, können Sie sich nicht selbst ernennen. Sie brauchen ein tatsächlich in der EU ansässiges Unternehmen oder einen externen RP-Dienstleister, der diese Rolle übernimmt, und dieser übernimmt dabei eine echte Haftung.

Ein Distributor, der ein Produkt umpackt, übersetzt oder umetikettiert, kann ebenfalls automatisch zur Responsible Person werden, egal ob beabsichtigt oder nicht. Das ist wichtig zu wissen, wenn Sie über eine Distributor-Vereinbarung arbeiten und angenommen haben, der Markeninhaber trage diese Pflicht weiterhin.

Das eigene Gleis des Vereinigten Königreichs

Nach dem Brexit betreibt das UK ein eigenes System. Die Anmeldung läuft über den Submit Cosmetic Product Notification (SCPN) Dienst der OPSS, und Sie brauchen eine UK Responsible Person, die von Ihrer EU-Vertretung getrennt ist. Marken gehen manchmal davon aus, dass ihre EU-RP auch das UK abdeckt, weil die Regeln auf dem Papier fast identisch aussehen. Das stimmt nicht. Zwei Märkte, zwei Anmeldungen, zwei verantwortliche Parteien.

Chinas völlig andere Struktur

China verwendet kein Responsible-Person-Modell im EU-Sinne. Stattdessen benötigen Kosmetikprodukte in der Regel einen inländischen Verantwortungsvertreter auf dem chinesischen Festland, der die Registrierung oder Anmeldung bei der National Medical Products Administration übernimmt, und in vielen Fällen muss das Produkt echte Labortests durchlaufen statt nur eine papierbasierte Sicherheitsakte. Das ist ein deutlich größerer Aufwand als in der EU oder in Kanada, und es ist eine häufige Stelle, an der Marken Zeitplan und Kosten unterschätzen, weil sie das gedanklich mit einem leichter zugänglichen Markt vergleichen.

Saudi-Arabien und der GCC-Ansatz

Saudi-Arabien arbeitet über SASO (die Saudi Standards, Metrology and Quality Organization) und verlangt, dass Produkte einen Konformitätsbewertungsprozess durchlaufen, meist unter Einbindung eines lokalen Importeurs oder einer im saudischen System registrierten autorisierten Vertretung, bevor die Ware den Zoll passieren kann. Die genauen Mechanismen ändern sich im Lauf der Zeit, weshalb es sich bei diesem Markt wirklich lohnt, die aktuellen SASO-Anforderungen zu prüfen, bevor Sie Bestand fest einplanen.

Ein grober Vergleich

Was das für die Reihenfolge Ihres Markteintritts bedeutet

Wenn Sie einen Rollout in mehreren Märkten planen, sollte die Frage der Vertretung Ihre Eintrittsreihenfolge bestimmen, nicht nur Ihren Marketingplan. Kanada ist vergleichsweise leicht: Sie reichen die Anmeldung selbst ein, erhalten eine CN-Nummer, und müssen dafür keine dauerhafte lokale Gesellschaft einrichten. Die EU und das UK verlangen, dass jemand vor Ort ist, bevor Sie überhaupt anmelden können, was bedeutet, dass die Einrichtung einer RP ein Vorbereitungsschritt ist, keine nachträgliche Aufgabe.

Cosmetic Comply kümmert sich derzeit um die kanadische Seite davon, ordnet Ihre Zutaten INCI-Namen und CAS-Nummern zu, prüft sie gegen die Hotlist und reicht Ihr CNF ein, sobald ein Prüfer grünes Licht gibt. Wenn Ihre Roadmap die USA, die EU oder Australien einschließt, lohnt es sich, die Frage der Vertretung schon jetzt in Ihren Zeitplan einzubauen, denn in manchen Märkten ist das der Posten mit der längsten Vorlaufzeit im gesamten Launch.