Como Notificar um Cosmético no SCPN do Reino Unido Após o Brexit

Se você registrou um produto no CPNP anos atrás e presumiu que isso o cobria em toda a Europa, incluindo o Reino Unido, vale a pena reconferir essa suposição hoje. A Grã-Bretanha se separou do sistema de notificação da UE, e os dois portais não se comunicam entre si. Um produto notificado em Paris não é automaticamente conhecido em Londres. Essa é a lacuna mais comum que pega de surpresa vendedores que montaram seu processo de conformidade antes da separação e nunca o revisaram.

Por que o antigo registro no CPNP deixou de valer

O Regulamento (CE) n.º 1223/2009 ainda rege a UE, e o portal CPNP ainda é a forma de notificar um produto lá, com uma Pessoa Responsável estabelecida na UE mantendo o Product Information File (PIF) e o Cosmetic Product Safety Report (CPSR). A Grã-Bretanha, no entanto, opera seu próprio sistema separado por meio do Office for Product Safety and Standards (OPSS), usando o serviço Submit Cosmetic Product Notifications, geralmente abreviado como SCPN. Uma notificação no Reino Unido é um passo legal distinto de uma notificação na UE. Se você vende para os dois mercados, geralmente precisa das duas, e precisa de uma Pessoa Responsável para cada lado, o que para muitas marcas pequenas significa uma para a UE e outra separada baseada no Reino Unido (ou arranjos específicos para a Irlanda do Norte, que têm nuances próprias que vale a pena confirmar diretamente com a OPSS).

O que o SCPN realmente pede

Olhando de forma geral, você vai fornecer informações que devem parecer familiares se você já fez alguma notificação de cosméticos antes, embora os campos específicos e a mecânica do portal sejam próprios do Reino Unido:

• Identidade e categoria do produto
• A formulação, geralmente por nome INCI com informação de concentração
• Detalhes da Pessoa Responsável no Reino Unido
• Documentação equivalente ao Product Information File, mantida em arquivo e produzida mediante solicitação, em vez de enviada por completo
• Qualquer avaliação de segurança relevante que sustente a formulação

O formato geral espelha o CPNP porque o Reino Unido herdou o marco regulatório de cosméticos da UE no momento da saída, mas desde então se tornou um sistema próprio, com suas próprias atualizações, então não presuma que toda futura mudança de regra na UE aparece automaticamente do lado britânico, ou vice-versa.

Uma ordem prática para seguir

1. Confirme primeiro que você precisa de uma Pessoa Responsável no Reino Unido. Nada mais avança sem isso. Pode ser você mesmo, se estiver baseado no Reino Unido, ou um terceiro estabelecido no Reino Unido, se não estiver.
2. Organize seus dados de formulação com clareza. Cada ingrediente pelo nome INCI, com concentrações reais, não nomes comerciais. Se você usa misturas de fornecedores, expanda-as para as porcentagens reais dos componentes, já que o registro precisa refletir o que realmente está no produto acabado, não o nome de marketing de uma mistura.
3. Tenha sua avaliação de segurança pronta ou já encomendada. A notificação no SCPN não substitui a comprovação de segurança subjacente, é apenas a etapa de notificação.
4. Envie pelo próprio portal SCPN, inserindo os detalhes do produto e da formulação conforme solicitado.
5. Mantenha seu arquivo de apoio (a documentação equivalente ao PIF) organizado e recuperável, já que a notificação não significa que você nunca mais precisará apresentar os dados de segurança subjacentes.
6. Atualize a notificação no Reino Unido separadamente sempre que a fórmula mudar, da mesma forma que faria para um registro na UE ou na Health Canada, já que o registro de cada mercado precisa refletir o produto atual de fato.

O erro que vale a pena repetir

Vendedores às vezes tratam "estou notificado na UE" como um superconjunto que inclui o Reino Unido, porque antes do Brexit isso era funcionalmente verdade. Não é mais. Se o seu negócio envia produtos tanto para Londres quanto para Berlim, você está mantendo dois processos de notificação separados, duas Pessoas Responsáveis e, potencialmente, dois conjuntos de documentação de apoio ligeiramente diferentes, mesmo que a fórmula subjacente seja idêntica. É uma carga administrativa extra, mas não é opcional, e ser pego sem uma notificação no Reino Unido enquanto se vende ativamente para a Grã-Bretanha é o tipo de lacuna que aparece no pior momento possível, geralmente durante uma inspeção ou uma verificação de conformidade de um varejista.

Como os nomes dos portais, os requisitos exatos de campos e quaisquer exceções específicas para a Irlanda do Norte podem mudar, vale a pena checar a orientação atual publicada pela OPSS antes de enviar, em vez de confiar em um guia escrito em um único momento no tempo.

Atualmente, a Cosmetic Comply cuida do lado canadense desse problema de ponta a ponta, mapeando ingredientes para INCI e CAS, avaliando-os contra a Hotlist e registrando o CNF para obter um número rastreável. O Reino Unido, a UE e outros mercados estão sendo construídos em seguida, o que importa especificamente aqui porque muitas marcas pequenas descobrem a separação entre UE e Reino Unido da pior forma, depois de já terem enviado produtos pelo Canal da Mancha.