Comment notifier un cosmétique sur le SCPN britannique après le Brexit

Si vous avez déposé un dossier sur le CPNP il y a des années en présumant que cela vous couvrait partout en Europe, y compris au Royaume-Uni, cela vaut la peine de revérifier cette hypothèse aujourd'hui. La Grande-Bretagne s'est détachée du système de notification de l'UE, et les deux portails ne communiquent pas entre eux. Un produit notifié à Paris n'est pas automatiquement connu à Londres. C'est l'écart le plus fréquent qui piège les vendeurs ayant bâti leur processus de conformité avant la séparation et ne l'ayant jamais révisé depuis.

Pourquoi l'ancienne inscription CPNP ne compte plus

Le règlement (CE) n° 1223/2009 régit toujours l'UE, et le portail CPNP demeure la façon d'y notifier un produit, avec une personne responsable établie dans l'UE qui détient le dossier d'information sur le produit et le rapport de sécurité du produit cosmétique. La Grande-Bretagne, cependant, exploite son propre système distinct par l'entremise de l'Office for Product Safety and Standards, à l'aide du service Submit Cosmetic Product Notifications, généralement abrégé SCPN. Une notification britannique est une démarche juridique distincte d'une notification de l'UE. Si vous vendez dans les deux marchés, vous avez généralement besoin des deux, et d'une personne responsable pour chaque côté, ce qui, pour bien des petites marques, signifie une personne pour l'UE et une autre établie au Royaume-Uni (ou des arrangements propres à l'Irlande du Nord, qui comportent leurs propres nuances à confirmer directement auprès de l'OPSS).

Ce que le SCPN demande réellement

En parcourant le processus dans les grandes lignes, vous fournirez des renseignements qui devraient vous sembler familiers si vous avez déjà fait une notification cosmétique, même si les champs précis et les mécanismes du portail sont propres au Royaume-Uni :

• L'identité et la catégorie du produit
• La formulation, généralement par nom INCI avec l'information sur les concentrations
• Les coordonnées de la personne responsable au Royaume-Uni
• Une documentation équivalente au dossier d'information sur le produit, conservée en dossier et produite sur demande plutôt que téléversée en entier
• Toute évaluation de sécurité pertinente appuyant la formulation

La forme générale ressemble au CPNP parce que le Royaume-Uni a hérité du cadre réglementaire cosmétique de l'UE au moment de son départ, mais il est depuis devenu son propre système avec ses propres mises à jour. Ne présumez donc pas que chaque futur changement de règle dans l'UE se reflète automatiquement du côté britannique, ni l'inverse.

Un ordre de marche pratique

1. Confirmez d'abord que vous avez besoin d'une personne responsable britannique. Rien d'autre n'avance sans cela. Cela peut être vous, si vous êtes établi au Royaume-Uni, ou un tiers établi au Royaume-Uni sinon.
2. Rassemblez proprement vos données de formulation. Chaque ingrédient par nom INCI, avec de vraies concentrations, pas des noms commerciaux. Si vous utilisez des mélanges de fournisseurs, décomposez-les jusqu'aux pourcentages réels des composants, puisqu'un dépôt doit refléter ce qui se trouve réellement dans le produit fini, pas le nom marketing d'un mélange.
3. Ayez votre évaluation de sécurité prête ou commandée. La notification SCPN ne remplace pas la justification scientifique sous-jacente de la sécurité, elle constitue seulement l'étape de notification.
4. Soumettez par le portail SCPN lui-même, en saisissant les détails du produit et de la formulation selon les instructions.
5. Conservez votre dossier justificatif (la documentation équivalente au PIF) organisé et récupérable, puisque la notification ne signifie pas que vous n'aurez jamais à produire les données de sécurité sous-jacentes.
6. Mettez à jour la notification britannique séparément chaque fois que la formule change, de la même façon que vous le feriez pour un dépôt dans l'UE ou auprès de Santé Canada, puisque le dossier de chaque marché doit refléter le produit réellement actuel.

L'erreur qu'il vaut la peine de signaler deux fois

Les vendeurs traitent parfois « je suis notifié dans l'UE » comme un ensemble qui inclut le Royaume-Uni, parce qu'avant le Brexit, c'était effectivement le cas dans les faits. Ce n'est plus vrai. Si votre entreprise expédie des produits à la fois vers Londres et Berlin, vous maintenez deux parcours de notification distincts, deux personnes responsables et potentiellement deux ensembles légèrement différents de documentation justificative, même si la formule sous-jacente est identique. C'est une charge administrative supplémentaire, mais elle n'est pas facultative, et se faire prendre sans notification britannique tout en vendant activement en Grande-Bretagne est le genre de lacune qui refait surface au pire moment, habituellement lors d'une inspection ou d'une vérification de conformité d'un détaillant.

Comme les noms de portails, les exigences précises des champs et toute exception propre à l'Irlande du Nord peuvent changer, il vaut la peine de vérifier les directives actuelles publiées par l'OPSS avant de soumettre votre dossier, plutôt que de vous fier à un guide rédigé à un moment précis.

Cosmetic Comply gère actuellement le volet canadien de ce problème de bout en bout, en associant les ingrédients aux noms INCI et numéros CAS, en les vérifiant par rapport à la Liste critique, et en déposant le FNC pour obtenir un numéro traçable. Le Royaume-Uni, l'UE et d'autres marchés sont en cours de développement, ce qui compte particulièrement ici puisque tant de petites marques découvrent la séparation UE-Royaume-Uni à la dure, après avoir déjà expédié des produits de l'autre côté de la Manche.