Wie man ein Kosmetikprodukt nach dem Brexit auf der britischen SCPN meldet

Wenn Sie vor Jahren beim CPNP gemeldet haben und angenommen haben, das decke ganz Europa einschließlich des Vereinigten Königreichs ab, lohnt es sich, diese Annahme heute noch einmal zu prüfen. Großbritannien hat sich vom EU-Meldesystem abgespalten, und die beiden Portale sprechen nicht miteinander. Ein in Paris gemeldetes Produkt ist London nicht automatisch bekannt. Das ist die häufigste Lücke, in die Verkäufer stolpern, die ihren Compliance-Prozess vor der Trennung aufgebaut und seither nie wieder überprüft haben.

Warum der alte CPNP-Eintrag nicht mehr zählt

Die Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 regelt weiterhin die EU, und das CPNP-Portal ist weiterhin der Weg, ein Produkt dort zu melden, wobei eine in der EU niedergelassene verantwortliche Person die Produktinformationsdatei und den Sicherheitsbericht für kosmetische Mittel führt. Großbritannien betreibt jedoch ein eigenes, separates System über das Office for Product Safety and Standards, mit dem Dienst Submit Cosmetic Product Notifications, meist kurz SCPN genannt. Eine UK-Meldung ist ein eigenständiger Rechtsschritt gegenüber einer EU-Meldung. Wer in beide Märkte verkauft, braucht in der Regel beide, und braucht für jede Seite eine eigene verantwortliche Person, was für viele kleine Marken bedeutet: eine für die EU und eine separate mit Sitz in Großbritannien (oder Regelungen für Nordirland, die ihre eigenen Feinheiten haben und direkt bei OPSS zu klären sind).

Was SCPN tatsächlich verlangt

Auf hoher Ebene betrachtet, liefern Sie Informationen, die Ihnen vertraut vorkommen sollten, wenn Sie schon einmal eine Kosmetikmeldung gemacht haben, auch wenn die konkreten Felder und Portalmechanik britisch-spezifisch sind:

• Produktidentität und Kategorie
• Die Formulierung, im Allgemeinen nach INCI-Namen mit Konzentrationsangaben
• Angaben zur verantwortlichen Person in Großbritannien
• Dokumentation, die der Produktinformationsdatei entspricht, auf Anfrage vorzulegen statt vollständig hochzuladen
• Jede relevante Sicherheitsbewertung, die die Formulierung stützt

Die grundlegende Form ähnelt der des CPNP, weil Großbritannien das EU-Kosmetikrahmenwerk zum Zeitpunkt des Austritts übernommen hat, aber es ist seither ein eigenständiges System mit eigenen Aktualisierungen geworden. Gehen Sie also nicht davon aus, dass jede künftige EU-Regeländerung automatisch auch auf der britischen Seite erscheint, oder umgekehrt.

Eine praktische Reihenfolge zum Durcharbeiten

1. Klären Sie zuerst, ob Sie eine britische verantwortliche Person brauchen. Ohne das geht nichts weiter. Das können Sie selbst sein, wenn Sie in Großbritannien ansässig sind, oder ein in Großbritannien niedergelassener Dritter, wenn nicht.
2. Stellen Sie Ihre Formulierungsdaten sauber zusammen. Jede Zutat nach INCI-Namen, mit echten Konzentrationen, nicht Handelsnamen. Wenn Sie Lieferantenmischungen verwenden, rechnen Sie diese auf die tatsächlichen Komponentenprozentsätze herunter, denn eine Meldung muss widerspiegeln, was wirklich im fertigen Produkt steckt, nicht den Marketingnamen einer Mischung.
3. Halten Sie Ihre Sicherheitsbewertung bereit oder beauftragen Sie sie. Die SCPN-Meldung ersetzt nicht die zugrunde liegende Sicherheitsbegründung, sie ist nur der Meldeschritt.
4. Reichen Sie über das SCPN-Portal selbst ein, indem Sie Produkt- und Formulierungsdetails wie gefordert eingeben.
5. Halten Sie Ihre Belegakte (die der PIF entsprechende Dokumentation) organisiert und abrufbar, denn die Meldung bedeutet nicht, dass Sie die zugrunde liegenden Sicherheitsdaten nie vorlegen müssen.
6. Aktualisieren Sie die britische Meldung separat, wann immer sich die Formel ändert, genau wie bei einer EU- oder Health-Canada-Meldung, denn der Datensatz jedes Marktes muss das tatsächlich aktuelle Produkt widerspiegeln.

Der Fehler, der es wert ist, zweimal betont zu werden

Verkäufer behandeln „Ich bin in der EU gemeldet" manchmal als Obermenge, die Großbritannien mit einschließt, weil das vor dem Brexit funktional zutraf. Das ist es nicht mehr. Wenn Ihr Unternehmen Produkte sowohl nach London als auch nach Berlin liefert, pflegen Sie zwei getrennte Meldespuren, zwei verantwortliche Personen und potenziell zwei leicht unterschiedliche Sätze an Belegdokumentation, selbst wenn die zugrunde liegende Formel identisch ist. Das ist zusätzlicher Verwaltungsaufwand, aber nicht optional, und ohne britische Meldung erwischt zu werden, während man aktiv nach Großbritannien verkauft, ist die Art Lücke, die zum ungünstigsten Zeitpunkt auftaucht, meist bei einer Inspektion oder der Compliance-Prüfung eines Händlers.

Da sich Portalnamen, genaue Feldanforderungen und etwaige nordirlandspezifische Ausnahmen ändern können, lohnt es sich, die aktuell veröffentlichte OPSS-Leitlinie vor dem Einreichen zu prüfen, statt sich auf eine zu einem bestimmten Zeitpunkt geschriebene Anleitung zu verlassen.

Cosmetic Comply übernimmt derzeit die kanadische Seite dieses Problems vollständig: Zutaten auf INCI und CAS abbilden, gegen die Hotlist prüfen und die CNF für eine nachverfolgbare Nummer einreichen. Großbritannien, die EU und andere Märkte werden als Nächstes aufgebaut, was hier besonders relevant ist, weil so viele kleine Marken die EU-UK-Trennung auf die harte Tour entdecken, nachdem sie bereits Produkte über den Kanal verschickt haben.