أين يجب الاحتفاظ بملف معلومات المنتج الخاص بك

بناء ملف معلومات المنتج ليس سوى نصف المهمة. النصف الآخر، الجزء الذي ينساه الناس لأنه ليس مهمة تُنجز مرة واحدة، هو الإبقاء عليه في مكان محدد، متاحا، وسليما لسنوات بعد أن تكون قد انتقلت إلى خط منتجاتك التالي.

ما يجب أن يكون صحيحا بشأن مكان بقاء PIF

بموجب اللائحة (EC) رقم 1223/2009، يجب أن يكون PIF متاحا بسهولة في عنوان الشخص المسؤول الموجود داخل الاتحاد الأوروبي. ليس "متاحا إذا بحثنا في قرص صلب قديم"، بل متاحا بسهولة، بمعنى أن جهة تنظيمية تطلب الاطلاع عليه يجب أن تتمكن من الحصول عليه دون هرولة تستغرق أسابيع. وهذا الالتزام لا ينتهي عندما تتوقف عن بيع المنتج. إنه يمتد لعشر سنوات بعد طرح آخر دفعة من ذلك المنتج في السوق.

عشر سنوات مدة طويلة. فكّر كيف قد يبدو عملك بعد عقد من الآن: برمجيات مختلفة، وربما شخص مسؤول مختلف إذا غيّرت مزوّدك، وربما نظام بريد إلكتروني مختلف تماما. يحتاج PIF إلى أن ينجو من كل مخاطر الاستمرارية هذه.

ما الذي يوجد فعليا داخل PIF

ملف معلومات المنتج ليس مستندا واحدا، بل مجموعة، وقطعته المركزية هي تقرير سلامة منتج التجميل، CPSR، الذي يجب أن يوقّعه مقيّم سلامة مؤهل. وحول ذلك تقع بقية الصورة الخاصة بسلامة المنتج وتصنيعه: وصف المنتج، وطريقة التصنيع مع بيان امتثال لممارسات التصنيع الجيدة (يُشار إليها عادة مقابل ISO 22716)، وأدلة على التأثيرات المُدَّعاة للمنتج حيثما كان ذلك مناسبا، وبيانات عن أي اختبار على الحيوانات أُجري أو أُشير إليه.

الشخص المسؤول هو من يتحمل المسؤولية القانونية للتأكد من أن هذا الملف موجود، ومحدَّث، وقابل للاسترجاع فعليا، لا مجرد ملف جُمع نظريا عند الإطلاق ثم لم يُمس مرة أخرى.

لماذا تفاجئ نافذة العشر سنوات الناس

تتوقف العلامات التجارية الصغيرة أحيانا عن إنتاج منتج، وتفترق طرقها مع المُصنِّع أو المُركِّب الأصلي، وتعامل PIF كملف مغلق مع المنتج نفسه. إنه ليس مغلقا. إذا تغيّر الشخص المسؤول لديك خلال تلك السنوات العشر، سواء لأنك غيّرت مزوّدا أو أعدت هيكلة عملك، يحتاج PIF إلى الانتقال مع تلك المسؤولية، باقيا متاحا في أي عنوان في الاتحاد الأوروبي يحمل حاليا دور الشخص المسؤول لذلك المنتج.

هذا أيضا سبب كون اختيار شخص مسؤول ليس مجرد إجراء شكلي عند الإطلاق. أنت تدخل في علاقة، من ناحية التزامات الاحتفاظ بالمستندات، تعيش أطول من عمر المنتج النشط على الرفوف بعقد كامل.

خطوات عملية تُبقيك مغطى

بضع عادات تجعل التزام العشر سنوات أقل إرهاقا بكثير عندما يصل استفسار في نهاية المطاف:

• احتفظ بفهرس رئيسي لموقع PIF الخاص بكل منتج والجهة الحافظة الحالية له، خصوصا إذا كان لديك منتجات متوقفة منذ سنوات
• عندما تغيّر الشخص المسؤول، احصل على تأكيد كتابي صريح بتسليم PIF كجزء من ذلك الانتقال، لا تفترض أن ذلك يحدث تلقائيا
• خزّن CPSR والمستندات الداعمة بصيغة ستظل قابلة للفتح بعد عشر سنوات، ملفات PDF عادية بدلا من صيغ خاصة مرتبطة ببرمجيات قد لا تكون موجودة عندئذ
• راجع ملفات المنتجات المتوقفة دوريا بدلا من الاكتفاء بمراجعتها عند وصول طلب فقط، حتى تكتشف مستندا مفقودا أو تالفا بينما لا يزال هناك وقت لإعادة بنائه

كيف يرتبط هذا بإخطار CPNP الخاص بك

تقديمك عبر بوابة إخطار منتج التجميل (CPNP) هو الجزء المرئي والمُقدَّم من امتثالك في الاتحاد الأوروبي. أما PIF فهو الدليل الأعمق والمحفوظ الكامن خلف ذلك الإخطار، ويمكن للجهات التنظيمية أن تطلب الاطلاع عليه بصرف النظر عمّا إذا كان هناك أي تساؤل بشأن الإخطار نفسه. عامل تقديم CPNP على أنه رأس جبل الجليد وPIF على أنه الجوهر الكامن تحته الذي يجب أن يستمر في الوجود بعد وقت طويل من أن يصبح التقديم نفسه خبرا قديما.

يُبنى عمل الإخطار الكندي في Cosmetic Comply اليوم حول نفس الانضباط الذي يشترطه هذا المتطلب الأوروبي، بيانات مكونات دقيقة تبقى قابلة للاسترجاع والدفاع عنها، ومع طرح دعم الاتحاد الأوروبي، تصبح نفس بيانات المكونات والتركيز الأساسية هي العمود الفقري الذي سيحتاجه CPSR وPIF لديك، لا تمرينا منفصلا تبدأه من الصفر.