你的产品信息文件必须存放在哪里

建立一份产品信息文件只完成了一半的工作。另一半，也是人们常常忘记的部分，因为它不是一次性任务，是要让它一直存放在某个具体的、可取用的、完整无损的地方，持续数年，即便你早已转向下一条产品线。

PIF存放地点必须满足什么条件

根据(EC) No 1223/2009号法规，PIF必须在位于欧盟境内的负责人地址处随时可取用。不是"翻翻旧硬盘也许能找到"，而是随时可取用，意味着监管机构一旦要求查看，应该能够立刻拿到，而不用花上好几周手忙脚乱地去找。而且这项义务并不会在你停止销售该产品时结束。它会持续到该产品最后一批投放市场之后的第十年。

十年是一段很长的跨度。想想十年后你的企业可能是什么样子：不同的软件，如果你换过服务商，可能是不同的负责人，也许是完全不同的邮件系统。PIF需要挺过这一切延续性方面的风险。

PIF内部究竟包含什么

产品信息文件不是单一一份文件，而是一整套文件集合，核心是化妆品产品安全报告(CPSR)，必须由一位合格的安全评估人员签署。围绕着它的是该产品其余的安全与生产情况：产品描述、生产方法及符合良好生产规范的声明（通常参照ISO 22716），产品所宣称效果的相关证据（如适用），以及任何已进行或引用的动物试验数据。

负责人是在法律上对确保这份文件存在、保持最新、并且真正可以取用负责的人，而不只是在产品上市时理论上组装一次、之后就再也不碰。

为什么这十年的窗口期常常让人措手不及

小品牌有时会停产某个产品，与最初的代工厂或配方师分道扬镳，然后把PIF和产品本身一起当成已经了结的事务。它并没有了结。如果你的负责人在这十年间发生变化，无论是因为你更换了服务商还是重组了业务，PIF都需要跟着这份责任一起转移，继续存放在当前担任该产品负责人角色的那个欧盟地址处。

这也是为什么选择负责人不只是上市时打个勾的手续。就文件留存义务而言，你正在进入的这段关系，会比产品在货架上的活跃销售期多延续十年。

让你始终有备无患的实用做法

以下几个习惯，能让日后一旦收到查询时，十年义务不再那么令人紧张：

• 为每个产品的PIF存放位置和当前保管人维护一份主索引，尤其是对多年前就已停产的产品
• 每次更换负责人时，作为交接流程的一部分，取得PIF移交的明确书面确认，不要想当然地认为这会自动发生
• 用十年后依然能打开的格式存储CPSR和支持文件，用普通PDF，而不是依赖到时候可能已经不存在的专有软件格式
• 定期回顾已停产产品的档案，而不是只在收到查询请求时才去看，这样你能在还来得及补全或重建的时候，及时发现缺失或损坏的文件

这与你的CPNP通报有什么关系

你的化妆品产品通报门户(CPNP)提交，是你欧盟合规工作中可见的、已提交的那一部分。PIF是隐藏在这份通报背后更深层、需要留存的证据，监管机构可以要求查看它，与通报本身是否存在任何疑问无关。把CPNP提交当作冰山露出水面的一角，把PIF当作藏在下面的实质内容，它必须在提交本身早已成为旧闻之后，仍然继续存在。

Cosmetic Comply如今在加拿大通报方面的工作，正是围绕这项欧盟要求所要求的同一种自律建立起来的：保持准确、可取用、经得起查验的成分数据，随着欧盟支持的推出，同一套底层成分和浓度数据将成为你的CPSR和PIF所需要的骨架，而不是一项需要从零开始的独立工作。