من يمكن أن يكون الشخص المسؤول عنك في المملكة المتحدة عن مستحضرات التجميل

سألتنا صانعة صابون من نوفا سكوشا الشهر الماضي عن سبب رفض منتجاتها باستمرار في عملية الاستلام لدى أحد الموزعين في المملكة المتحدة. كانت لديها إشعار من هيئة الصحة الكندية، وملصقات واضحة، وتركيبة متينة. لكن ما كان ينقصها هو شخص مسؤول في المملكة المتحدة، وهذه القطعة الوحيدة الناقصة كافية لإيقاف الشحنة بالكامل.

ما هو الشخص المسؤول فعلياً

منذ خروج بريطانيا من الاتحاد الأوروبي (Brexit)، تدير بريطانيا العظمى إطارها التنظيمي الخاص بمستحضرات التجميل بمعزل عن الاتحاد الأوروبي. يحتاج كل منتج تجميلي يُطرح في سوق بريطانيا العظمى إلى شخص مسؤول مُسمى ومقيم في المملكة المتحدة. هذا ليس مجرد إجراء شكلي أو عنوان بريدي تستأجره مقابل رسم ثم تنساه. للشخص المسؤول ثقل قانوني حقيقي: فهو من يحتفظ بملف معلومات المنتج، وهو نقطة الاتصال إذا كانت لدى جهة تنظيمية أو مسؤول معايير تجارية أي استفسارات، وهو من يتحمل المسؤولية إذا حدث خطأ ما بالمنتج في السوق.

تقوم بالإخطار عن المنتج عبر خدمة OPSS لتقديم إشعار منتجات التجميل، وتُدرج بيانات الشخص المسؤول ضمن ذلك الإشعار. إن كنت صانعاً مقيماً خارج المملكة المتحدة، فلا يمكنك إدراج نفسك ما لم يكن لديك بالفعل منشأة قائمة في المملكة المتحدة.

من يمكنه شغل هذا الدور

يمكن أن يشغل هذا الدور عدد من الجهات المختلفة:

• فرع أو مكتب تابع لشركتك ومقيم في المملكة المتحدة، إن كان لديك واحد
• مستورد أو موزع في المملكة المتحدة يوافق على تولي هذا الدور بموجب عقد
• خدمة طرف ثالث للشخص المسؤول، وهي جهة قائمة خصيصاً لتولي هذا الدور نيابة عن العلامات التجارية التي لا تملك بنية تحتية في المملكة المتحدة
• لا تُحتسب أي جهة مقيمة في الاتحاد الأوروبي. هذه النقطة تُوقع الكثيرين في الخطأ باستمرار. فوجود شخص مسؤول في أيرلندا أو فرنسا لم يعد يفي بمتطلب المملكة المتحدة، رغم أن ذلك كان كافياً قبل الانفصال.

ما الذي يحتاجه الشخص المسؤول منك

سيطلب منك من يتولى هذا الدور ملف معلومات منتج كاملاً (PIF)، على غرار ما تتطلبه إشعارات الاتحاد الأوروبي: التركيبة بأسماء INCI ونسبها، وتقييم السلامة، وبيانات الملصق، وتفاصيل التصنيع. يحتاج إلى هذه المعلومات لأداء المهمة فعلياً، لا لمجرد استكمال أوراق. فإذا وجّهت له جهة تنظيمية سؤالاً عن الأساس المنطقي لسلامة منتجك، يجب أن يكون قادراً على الإجابة، أو على التواصل معك بسرعة.

احرص على وجود اتفاقية مكتوبة. ينبغي أن توضح هذه الاتفاقية من هو المسؤول عن تحديث ملف معلومات المنتج، ومن يتحمل تكلفة التحديثات عند تغيّر تركيبتك، وماذا يحدث إذا انتهت العلاقة. وقد وقعت شركات مستحضرات تجميل في مأزق بسبب خدمة شخص مسؤول توقفت عن العمل بهدوء، تاركة منتجاتها من الناحية الفنية بلا تمثيل في السوق.

أين يقع هذا الأمر ضمن بقية أوراقك

متطلب الشخص المسؤول منفصل عن إشعار منتجك عبر SCPN، لكنه مرتبط به. عادةً ما تحتاج إلى ترتيب الشخص المسؤول أولاً، لأن بياناته جزء مما يطلبه الإشعار. إذا كنت تبيع بالفعل في الاتحاد الأوروبي بموجب اللائحة (EC) رقم 1223/2009 ولديك شخص مسؤول في الاتحاد الأوروبي، فإن ذلك الشخص لا يمكنه ببساطة أن يمتد ليشغل الدور في المملكة المتحدة. أنت بحاجة إلى ترتيب مستقل خاص بالمملكة المتحدة.

طريقة عملية للتفكير في التكلفة

بالنسبة لصانع صغير بحجم تصدير متواضع، غالباً ما يكون دفع رسم سنوي ثابت لخدمة شخص مسؤول في المملكة المتحدة أرخص بكثير من محاولة تأسيس كيان قانوني بريطاني بنفسك. تختلف الأسعار حسب مزود الخدمة وعدد المنتجات (SKUs) التي تغطيها، لذا يستحق الأمر الحصول على عروض أسعار من خدمتين أو ثلاث بدلاً من الاكتفاء بأول خدمة تجدها. اسأل تحديداً عما إذا كان الرسم يشمل استضافة ملف معلومات المنتج، ودعم الإشعارات، والمراقبة المستمرة للامتثال، أم أن هذه الأمور تُحتسب بشكل منفصل.

أخطاء شائعة يجدر تجنبها

تتكرر بعض الأنماط مراراً لدى الصانعين الجدد على التصدير إلى المملكة المتحدة:

1. افتراض أن موزعاً في المملكة المتحدة يكتفي بشراء منتجك وإعادة بيعه سيتولى تلقائياً دور الشخص المسؤول. لن يفعل ذلك، ما لم يوافق صراحةً ويدرك المسؤولية المترتبة.
2. تقديم الإشعار باستخدام عنوان مكتب بريطاني تابع لشخص مسؤول في الاتحاد الأوروبي دون التأكد من أن هذا المكتب منشأة بريطانية حقيقية وفعالة لهذا الغرض.
3. ترك اتفاقية الشخص المسؤول تنتهي بصمت عند تغيّر التركيبة، بحيث لا يعود ملف معلومات المنتج المسجل مطابقاً لما يُشحن فعلياً.

إذا كنت تُعد أوراق تصديرك عبر عدة دول، فإن الحفاظ على تنظيم بيانات INCI ونسب التركيز الأساسية في مكان واحد يجعل تقديم الملف لكل سوق جديد أسرع بدلاً من البدء من الصفر في كل مرة. تتولى Cosmetic Comply حالياً إشعارات كندا من الألف إلى الياء، مع دعم قادم لتقديم الملفات في الولايات المتحدة والاتحاد الأوروبي وأستراليا، وتميل بيانات المكونات النظيفة نفسها التي تبنيها لسوق واحد إلى أن تصلح جيداً للانتقال إلى السوق التالي.