Wer als UK Responsible Person für Kosmetik infrage kommt

Eine Seifenherstellerin aus Nova Scotia hat uns letzten Monat gefragt, warum ihre Produkte bei der Wareneingangsprüfung eines britischen Vertriebspartners immer wieder abgelehnt wurden. Sie hatte eine Health-Canada-Meldung, saubere Etiketten und eine solide Rezeptur. Was ihr fehlte, war eine UK Responsible Person, und genau dieses eine fehlende Element stoppt eine Lieferung sofort.

Was eine Responsible Person tatsächlich ist

Seit dem Brexit hat Großbritannien ein eigenes Kosmetikregelwerk, getrennt von der EU. Jedes kosmetische Produkt, das auf dem britischen Markt in Verkehr gebracht wird, braucht eine namentlich benannte Responsible Person mit Sitz im Vereinigten Königreich. Das ist keine Formalität und keine Postadresse, die man gegen Gebühr mietet und dann vergisst. Die Responsible Person trägt echte rechtliche Verantwortung: Sie verwahrt die Produktinformationsdatei, sie ist Ansprechpartner, wenn eine Aufsichtsbehörde oder ein Marktaufsichtsbeamter Fragen hat, und sie haftet, wenn mit dem Produkt am Markt etwas schiefgeht.

Die Meldung des Produkts erfolgt über den Dienst OPSS Submit Cosmetic Product Notification, und die Angaben zur Responsible Person werden Teil dieser Meldung. Wenn Sie als Hersteller außerhalb des Vereinigten Königreichs ansässig sind, können Sie sich nicht selbst eintragen, es sei denn, Sie verfügen tatsächlich über eine Niederlassung im UK.

Wer infrage kommt

Die Rolle kann von verschiedenen Arten von Parteien übernommen werden:

• Eine UK-Tochtergesellschaft oder Niederlassung Ihres eigenen Unternehmens, sofern vorhanden
• Ein britischer Importeur oder Vertriebspartner, der die Rolle vertraglich übernimmt
• Ein externer Responsible-Person-Dienstleister, ein Unternehmen, das eigens dafür existiert, diese Rolle für Marken ohne eigene UK-Infrastruktur zu übernehmen
• Eine in der EU ansässige Stelle zählt nicht. Darüber stolpern ständig Leute. Eine Responsible Person in Irland oder Frankreich erfüllt die UK-Anforderung nicht mehr, obwohl das vor der Trennung noch gereicht hätte.

Was die Responsible Person von Ihnen braucht

Wer auch immer die Rolle übernimmt, wird eine vollständige Produktinformationsdatei (PIF) verlangen, ähnlich dem, was auch EU-Meldungen fordern: die Rezeptur mit INCI-Namen und Konzentrationen, die Sicherheitsbewertung, die Kennzeichnung und Herstellungsangaben. Das braucht diese Person, um ihre Aufgabe tatsächlich zu erfüllen, nicht nur als Formalität. Wenn eine Aufsichtsbehörde eine Frage zur Sicherheitsbegründung Ihres Produkts stellt, muss sie diese beantworten können oder Sie schnell ans Telefon bekommen.

Schließen Sie eine schriftliche Vereinbarung. Diese sollte festlegen, wer dafür verantwortlich ist, die PIF aktuell zu halten, wer die Aktualisierung bezahlt, wenn sich Ihre Rezeptur ändert, und was passiert, wenn die Zusammenarbeit endet. Kosmetikunternehmen wurden schon davon überrascht, dass ein Responsible-Person-Dienstleister stillschweigend den Betrieb einstellte, wodurch Produkte formal ohne Vertretung am Markt zurückblieben.

Wie das mit dem Rest Ihrer Unterlagen zusammenhängt

Die Anforderung der Responsible Person ist getrennt von, aber verbunden mit Ihrer Produktmeldung über SCPN. In der Regel müssen Sie die Responsible Person zuerst organisieren, da deren Angaben Teil dessen sind, was die Meldung verlangt. Wenn Sie bereits in der EU nach der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 verkaufen und eine EU-Responsible-Person haben, kann diese Person die UK-Rolle nicht einfach mit übernehmen. Sie brauchen eine eigenständige UK-Regelung.

Eine praktische Sicht auf die Kosten

Für einen kleinen Hersteller mit überschaubarem Exportvolumen ist eine jährliche Pauschalgebühr an einen UK-Responsible-Person-Dienstleister in der Regel deutlich günstiger, als selbst eine eigene UK-Gesellschaft zu gründen. Die Preise variieren je nach Anbieter und danach, wie viele SKUs abgedeckt werden. Es lohnt sich daher, Angebote von zwei oder drei Anbietern einzuholen, statt gleich den ersten zu nehmen, den man findet. Fragen Sie ausdrücklich nach, ob die Gebühr die PIF-Verwahrung, Unterstützung bei der Meldung und laufende Compliance-Überwachung einschließt, oder ob diese Leistungen separat berechnet werden.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Bei Herstellern, die neu im UK-Export sind, tauchen immer wieder dieselben Muster auf:

1. Die Annahme, ein britischer Wiederverkäufer, der Ihr Produkt einfach kauft und weiterverkauft, übernehme automatisch die Rolle der Responsible Person. Das tut er nicht, es sei denn, er stimmt ausdrücklich zu und versteht die damit verbundene Haftung.
2. Die Meldung unter der UK-Büroadresse einer EU-Responsible-Person vorzunehmen, ohne zu bestätigen, dass dieses Büro dafür tatsächlich eine echte, funktionierende Niederlassung im UK ist.
3. Die Vereinbarung mit der Responsible Person stillschweigend auslaufen zu lassen, wenn sich eine Rezeptur ändert, sodass die hinterlegte PIF nicht mehr dem entspricht, was tatsächlich ausgeliefert wird.

Wenn Sie Ihre Exportunterlagen für mehrere Länder aufbauen, macht es jede neue Marktmeldung schneller, die zugrunde liegenden INCI- und Konzentrationsdaten an einem Ort organisiert zu halten, statt jedes Mal bei null anzufangen. Cosmetic Comply wickelt derzeit kanadische Meldungen vollständig ab, mit Unterstützung für US-, EU- und australische Meldungen in Vorbereitung, und dieselben sauberen Zutatendaten, die Sie für einen Markt aufbauen, lassen sich in der Regel gut auf den nächsten übertragen.