Qui peut être votre personne responsable au Royaume-Uni pour les cosmétiques

Une savonnière de la Nouvelle-Écosse nous a demandé le mois dernier pourquoi ses produits étaient sans cesse rejetés à la réception d'un distributeur britannique. Elle avait une notification à Santé Canada, des étiquettes impeccables, une formule solide. Ce qui lui manquait, c'était une personne responsable au Royaume-Uni, et cette seule pièce manquante suffit à bloquer net une expédition.

Ce qu'est réellement une personne responsable

Depuis le Brexit, la Grande-Bretagne applique son propre cadre réglementaire pour les cosmétiques, distinct de celui de l'UE. Chaque produit cosmétique mis sur le marché britannique doit avoir une personne responsable nommée et établie au Royaume-Uni. Ce n'est ni une formalité ni une adresse postale qu'on loue moyennant des frais et qu'on oublie ensuite. La personne responsable porte un véritable poids juridique : elle détient le dossier d'information sur le produit, elle est le point de contact si un organisme de réglementation ou un agent des normes commerciales a des questions, et elle est tenue responsable si quelque chose tourne mal avec le produit sur le marché.

Vous notifiez le produit par le service OPSS Submit Cosmetic Product Notification, et les coordonnées de la personne responsable figurent sur cette notification. Si vous êtes une fabricante établie hors du Royaume-Uni, vous ne pouvez pas vous inscrire vous-même, à moins d'avoir réellement un établissement britannique.

Qui peut remplir ce rôle

Ce rôle peut être assumé par différents types d'intervenants :

• Une filiale ou un bureau basé au Royaume-Uni de votre propre entreprise, si vous en avez un
• Un importateur ou un distributeur britannique qui accepte contractuellement d'endosser ce rôle
• Un service tiers de personne responsable, une entreprise qui existe précisément pour occuper ce rôle au nom de marques qui n'ont pas d'infrastructure au Royaume-Uni
• Une entité basée dans l'UE ne suffit pas. C'est un piège dans lequel on tombe constamment. Avoir une personne responsable en Irlande ou en France ne satisfait plus l'exigence britannique, même si cela aurait suffi avant la séparation.

Ce que la personne responsable exige de vous

Quiconque assume ce rôle vous demandera un dossier d'information sur le produit (PIF) complet, dans la lignée de ce qu'exigent les notifications de l'UE : la formule avec les noms INCI et les concentrations, l'évaluation de sécurité, l'étiquetage et les détails de fabrication. Cette personne en a besoin pour faire réellement son travail, pas seulement pour la forme. Si un organisme de réglementation lui pose une question sur le raisonnement de sécurité de votre produit, elle doit pouvoir y répondre ou vous joindre rapidement au téléphone.

Établissez une entente écrite. Celle-ci devrait préciser qui est chargé de tenir le PIF à jour, qui paie les mises à jour lorsque votre formule change, et ce qui se passe si la relation prend fin. Des entreprises de cosmétiques se sont déjà retrouvées prises au dépourvu par un service de personne responsable qui a cessé ses activités en catimini, laissant leurs produits techniquement non représentés sur le marché.

Où cela s'insère par rapport au reste de vos démarches

L'exigence de personne responsable est distincte de votre notification de produit par le SCPN, mais y est liée. Vous devez généralement avoir votre personne responsable en place d'abord, puisque ses coordonnées font partie de ce que demande la notification. Si vous vendez déjà dans l'UE sous le Règlement (CE) n° 1223/2009 et que vous avez une personne responsable pour l'UE, cette personne ne peut pas simplement étendre son rôle au Royaume-Uni. Il vous faut un arrangement britannique distinct.

Une façon pratique de penser aux coûts

Pour une petite fabricante avec un volume d'exportation modeste, payer des frais annuels fixes à un service de personne responsable au Royaume-Uni coûte généralement bien moins cher que de tenter de créer soi-même une entité juridique britannique. Les tarifs varient selon le fournisseur et le nombre de références (SKU) couvertes, il vaut donc la peine d'obtenir des soumissions de deux ou trois services plutôt que de prendre le premier venu. Demandez précisément si les frais incluent l'hébergement du PIF, le soutien à la notification et le suivi continu de la conformité, ou si ces éléments sont facturés séparément.

Erreurs courantes à éviter

Quelques schémas reviennent sans cesse chez les fabricantes qui débutent à l'exportation vers le Royaume-Uni :

1. Présumer qu'un revendeur britannique qui se contente d'acheter et de revendre votre produit agira automatiquement comme personne responsable. Ce ne sera pas le cas, à moins qu'il n'accepte explicitement ce rôle et n'en comprenne la responsabilité.
2. Notifier sous l'adresse du bureau britannique d'une personne responsable de l'UE sans confirmer que ce bureau constitue un établissement britannique réel et fonctionnel à cette fin.
3. Laisser l'entente avec la personne responsable s'éteindre silencieusement lorsqu'une formule change, de sorte que le PIF au dossier ne correspond plus à ce qui est réellement expédié.

Si vous bâtissez vos dossiers d'exportation pour plusieurs pays, garder les données INCI et de concentration sous-jacentes organisées à un seul endroit accélère chaque nouveau dépôt de marché plutôt que de repartir à zéro. Cosmetic Comply gère actuellement les notifications canadiennes de bout en bout, avec un soutien à venir pour les dépôts aux États-Unis, dans l'UE et en Australie, et les mêmes données d'ingrédients bien organisées que vous construisez pour un marché ont tendance à bien se transposer au marché suivant.