Quem Pode Ser Sua Responsible Person no Reino Unido para Cosméticos

Uma fabricante de sabonetes na Nova Escócia nos perguntou no mês passado por que seus produtos continuavam sendo recusados no processo de recebimento de um distribuidor britânico. Ela tinha uma notificação junto à Health Canada, rótulos corretos e uma fórmula sólida. O que faltava era uma Responsible Person no Reino Unido, e essa única peça ausente é suficiente para parar um embarque completamente.

O que uma Responsible Person realmente é

Desde o Brexit, a Grã-Bretanha opera um marco regulatório próprio para cosméticos, separado do da União Europeia. Todo produto cosmético colocado no mercado da GB precisa ter uma Responsible Person nomeada e estabelecida no Reino Unido. Isso não é uma formalidade nem um endereço postal que se aluga por uma taxa e depois se esquece. A Responsible Person carrega peso legal real: ela mantém o arquivo de informações do produto (PIF), é o ponto de contato caso um órgão regulador ou um fiscal de trading standards tenha perguntas, e responde caso algo dê errado com o produto no mercado.

Você notifica o produto pelo serviço OPSS Submit Cosmetic Product Notification, e os dados da Responsible Person entram nessa notificação. Se você é um fabricante baseado fora do Reino Unido, não pode se listar como Responsible Person a menos que tenha, de fato, um estabelecimento no país.

Quem pode assumir esse papel

A função pode ser preenchida por alguns tipos diferentes de partes:

• Uma subsidiária ou escritório baseado no Reino Unido da sua própria empresa, se você tiver um
• Um importador ou distribuidor no Reino Unido que concorde contratualmente em assumir o papel
• Um serviço terceirizado de Responsible Person, uma empresa que existe especificamente para ocupar essa função em nome de marcas sem infraestrutura no Reino Unido
• Uma entidade baseada na UE não conta. Isso confunde muita gente. Ter uma Responsible Person na Irlanda ou na França não atende mais à exigência do Reino Unido, mesmo que atendesse antes da separação.

O que a Responsible Person precisa de você

Quem assumir o papel vai pedir um arquivo completo de informações do produto (PIF), nos mesmos moldes exigidos pelas notificações na UE: a fórmula com nomes INCI e concentrações, a avaliação de segurança, a rotulagem e os detalhes de fabricação. Eles precisam disso para realmente conseguir exercer a função, não apenas como papelada. Se um órgão regulador fizer uma pergunta sobre a justificativa de segurança do seu produto, eles precisam ser capazes de responder ou conseguir falar com você rapidamente.

Formalize um acordo por escrito. Ele deve deixar claro quem é responsável por manter o PIF atualizado, quem paga pelas atualizações quando sua fórmula muda, e o que acontece se a relação terminar. Empresas de cosméticos já foram pegas de surpresa por um serviço de Responsible Person que parou de operar silenciosamente, deixando produtos tecnicamente sem representação no mercado.

Onde isso se encaixa no resto da sua papelada

A exigência da Responsible Person é separada, mas relacionada, à sua notificação de produto pelo SCPN. Normalmente você precisa ter a Responsible Person definida primeiro, já que os dados dela fazem parte do que a notificação pede. Se você já vende na UE sob o Regulamento (CE) nº 1223/2009 e tem uma Responsible Person europeia, essa pessoa não pode simplesmente estender sua função para o papel no Reino Unido. Você precisa de um arranjo distinto e específico para o Reino Unido.

Uma forma prática de pensar no custo

Para um pequeno fabricante com volume modesto de exportação, pagar uma taxa anual fixa a um serviço de Responsible Person no Reino Unido costuma ser muito mais barato do que tentar constituir você mesmo uma entidade legal no país. Os valores variam de fornecedor para fornecedor e de acordo com quantos SKUs estão cobertos, então vale a pena pedir orçamentos a dois ou três serviços em vez de aceitar o primeiro que encontrar. Pergunte especificamente se a taxa inclui hospedagem do PIF, suporte à notificação e monitoramento contínuo de conformidade, ou se isso é cobrado separadamente.

Erros comuns que vale a pena evitar

Alguns padrões aparecem repetidamente entre fabricantes iniciantes na exportação para o Reino Unido:

1. Presumir que um revendedor baseado no Reino Unido que apenas compra e revende seu produto vai automaticamente agir como Responsible Person. Isso não acontece, a menos que ele concorde explicitamente e entenda a responsabilidade envolvida.
2. Notificar usando o endereço do escritório britânico de uma Responsible Person europeia sem confirmar que esse escritório é, de fato, um estabelecimento funcional no Reino Unido para esse fim.
3. Deixar o acordo com a Responsible Person expirar silenciosamente quando uma fórmula muda, de modo que o PIF registrado não corresponda mais ao que está realmente sendo embarcado.

Se você está montando sua papelada de exportação para vários países, manter os dados de INCI e concentração organizados em um só lugar torna o processo de cada novo mercado mais rápido, em vez de começar do zero a cada vez. A Cosmetic Comply atualmente cuida de notificações canadenses de ponta a ponta, com suporte para EUA, UE e Austrália a caminho, e os mesmos dados de ingredientes bem organizados que você constrói para um mercado costumam se aproveitar bem no próximo.