من يحق له قانونًا أن يكون الشخص المسؤول لديك في الاتحاد الأوروبي

كل منتج تجميلي يُباع في الاتحاد الأوروبي يحتاج إلى شخص مسؤول مرتبط به، وهذا المتطلب يوقع بالعلامات التجارية خارج أوروبا أكثر من أي شيء آخر تقريبًا في عملية التقديم. فلا يمكنك ببساطة تسمية شركتك الخاصة إذا لم يكن لديك أي منشأة في الاتحاد الأوروبي. يجب أن يشغل هذا الدور كيان مؤهل فعليًا، وهناك فئات قليلة فقط تستوفي هذا الشرط.

ما الذي يقوم به الشخص المسؤول فعليًا

قبل الخوض في من يحق له شغل هذا الدور، من المفيد أن نكون واضحين بشأن ما تتضمنه المهمة. فالشخص المسؤول بموجب اللائحة (EC) رقم 1223/2009 مُساءل عن استيفاء المنتج لمتطلبات الاتحاد الأوروبي التجميلية. ويشمل ذلك الاحتفاظ بملف معلومات المنتج (Product Information File)، والتأكد من أن تقرير سلامة المنتج التجميلي قد اعتمده مقيّم سلامة مؤهل، والتعامل مع الإخطار عبر بوابة CPNP. وهذه ليست خدمة صندوق بريد. فمن يشغل هذا الدور يتحمل تعرّضًا قانونيًا حقيقيًا إذا حدث خطأ ما بالمنتج.

الفئات المؤهلة

تحدد اللائحة 1223/2009 من يحق له أن يكون الشخص المسؤول، وتنقسم الخيارات عمومًا إلى هذه المجموعات:

• المُصنِّع، إذا كان مقيمًا في الاتحاد الأوروبي.
• المستورد، عندما يكون المُصنِّع مقيمًا خارج الاتحاد الأوروبي ولم يُعيَّن أي مُصنِّع مقيم في الاتحاد.
• الموزّع، عندما يتولى هذا الموزّع مهام الشخص المسؤول كتابيًا، وذلك عادةً بتعديل المنتج بطريقة قد تؤثر في الامتثال، مثل ترجمة البطاقة، أو باختيار قبول الدور رسميًا.
• شخص يعيّنه المُصنِّع أو المستورد كتابيًا، ليتصرف نيابة عنهما كشخص مسؤول معيّن. وهذا هو المسار الذي تستخدمه معظم العلامات التجارية من خارج الاتحاد الأوروبي فعليًا.

القاسم المشترك بين هذه الفئات الأربع هو الإقامة في الاتحاد الأوروبي. فمن يشغل هذا الدور يجب أن يكون موجودًا فعليًا وقانونيًا هناك، ويمكن للسلطات الأوروبية الوصول إليه، وقادرًا على تقديم ملف معلومات المنتج عند الطلب.

لماذا تختار العلامات التجارية من خارج الاتحاد الأوروبي الخيار الرابع عادةً

إذا كانت شركتك مقرها كندا أو الولايات المتحدة أو أي مكان آخر خارج الاتحاد الأوروبي، فأنت على الأرجح لا تملك كيان تصنيع أو استيراد خاصًا بك مقيمًا في الاتحاد. وهذا يترك المسار الرابع: تعيين شخص أو شركة مقيمة في الاتحاد الأوروبي كتابيًا، ليتصرف كشخصك المسؤول.

عمليًا، يأخذ هذا شكل أحد ترتيبين:

1. خدمة طرف ثالث للشخص المسؤول، وهي شركة موجودة خصيصًا لشغل هذا الدور لصالح العلامات التجارية التي تفتقر إلى وجود في الاتحاد الأوروبي. وهذا هو المسار الأكثر شيوعًا لصانعي المنتجات الصغيرة والمتوسطة.
2. موزّعك أو فرعك الخاص المقيم في الاتحاد الأوروبي، إذا كان لديك واحد وكان مستعدًا لتحمّل المساءلة وحفظ السجلات المصاحبة لهذا الدور.

في كلتا الحالتين، يجب أن يكون التعيين كتابيًا وأن يكون شيئًا يقبله الشخص المسؤول فعليًا، لا مجرد اسم تضعه على نموذج. فهم بحاجة إلى ملف معلومات المنتج الفعلي وتقرير سلامة المنتج التجميلي الموقّع في متناول أيديهم، لأنه إذا طلبته سلطة رقابة السوق، فهم من يجب أن يقدمه.

ما يجب التحقق منه قبل التعاقد مع خدمة شخص مسؤول

• هل يحتفظون فعليًا بملف معلومات المنتج، أم يتوقعون منك تقديمه عند الطلب؟ فالشخص المسؤول الذي لا يملك الملف في متناول يده عند الطلب لا يؤدي المهمة.
• هل تقرير سلامة المنتج التجميلي موقّع من مقيّم مؤهل، وهل هذا المقيّم شخص يستطيع الشخص المسؤول تسميته فعليًا؟
• ماذا يحدث إذا غيّرت مزوّدك؟ اسأل عن مدى قابلية إخطارك ووثائقك للنقل إذا انتقلت إلى شخص مسؤول آخر لاحقًا.
• هل يمكن الوصول إليهم، أي هل لديهم منشأة حقيقية ومزوّدة بموظفين في الاتحاد الأوروبي، لا مجرد عنوان لإعادة التوجيه.

مسار قرار سريع

وضعك	المسار المحتمل
تُصنِّع داخل الاتحاد الأوروبي	يمكن لكيان التصنيع الخاص بك في الاتحاد أن يكون الشخص المسؤول
تستورد عبر مستورد مقيم في الاتحاد الأوروبي	يمكن لذلك المستورد تولي الدور
لديك موزّع في الاتحاد الأوروبي مستعد لقبول المهام كتابيًا	مسار الموزّع، أقل شيوعًا
ليس لديك أي وجود في الاتحاد الأوروبي إطلاقًا	عيّن شخصًا أو خدمة كتابيًا، وهذا هو الأكثر شيوعًا للعلامات التجارية من خارج الاتحاد

أبقِ هذا منفصلًا عن الإخطار نفسه

ترتيب شخص مسؤول مسبقًا هو شرط أساسي للإخطار عبر CPNP، لا شيء يحدث تلقائيًا بمجرد التقديم. يجب أن يكون ملف معلومات المنتج وتقرير السلامة الموقّع وخطاب التعيين، جميعها، موجودة قبل الإخطار، ويجب أن يكون الشخص المسؤول هو من يقدّم أو يفوّض فعليًا إدخال بيانات CPNP.

دعم Cosmetic Comply للاتحاد الأوروبي قيد التطوير مع توسّع المنتج إلى ما هو أبعد من قاعدته الحالية القائمة على الإخطار الكندي، ومسألة الشخص المسؤول هي بالضبط ذلك النوع من التفاصيل الخاصة بالسوق التي تستحق التأكد منها مقابل المصدر الأوروبي الحالي قبل الالتزام بمزوّد، إذ إن الآليات العملية لمن يقدم هذه الخدمة وبأي شروط تتغير مع الوقت.