Wer rechtlich als Ihre EU-Verantwortliche Person auftreten kann

Jedes in der EU verkaufte Kosmetikprodukt braucht eine zugeordnete Verantwortliche Person, und diese Anforderung bringt Marken außerhalb Europas mehr zu Fall als fast alles andere im Anmeldeprozess. Sie können nicht einfach Ihr eigenes Unternehmen benennen, wenn Sie keine Niederlassung in der EU haben. Die Rolle muss bei einer Einheit liegen, die tatsächlich qualifiziert ist, und dafür kommen nur wenige Kategorien infrage.

Was die Verantwortliche Person tatsächlich tut

Bevor wir darauf eingehen, wer die Rolle innehaben kann, hilft es zu klären, was die Aufgabe umfasst. Die Verantwortliche Person nach Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 ist dafür verantwortlich, dass das Produkt die EU-Kosmetikanforderungen erfüllt. Dazu gehört das Führen einer Produktinformationsdatei, die Sicherstellung, dass ein kosmetisches Sicherheitsgutachten von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter abgezeichnet wurde, und die Abwicklung der Meldung über das CPNP-Portal. Das ist kein reiner Briefkastenservice. Wer diese Rolle innehat, trägt ein echtes rechtliches Risiko, falls beim Produkt etwas schiefgeht.

Die infrage kommenden Kategorien

Die Verordnung 1223/2009 legt fest, wer als Verantwortliche Person infrage kommt, und die Optionen lassen sich im Wesentlichen in diese Gruppen einteilen:

• Der Hersteller, sofern er in der EU niedergelassen ist.
• Der Importeur, wenn der Hersteller außerhalb der EU niedergelassen ist und kein in der EU niedergelassener Hersteller benannt wurde.
• Ein Vertreiber, wenn dieser Vertreiber die Pflichten der Verantwortlichen Person schriftlich übernimmt, typischerweise indem er das Produkt auf eine Weise verändert, die die Konformität beeinflussen könnte, etwa durch Übersetzung des Etiketts, oder indem er sich entscheidet, die Rolle formell zu übernehmen.
• Eine Person, die vom Hersteller oder Importeur schriftlich benannt wird, und in deren Auftrag als bestellte Verantwortliche Person handelt. Das ist der Weg, den die meisten Marken außerhalb der EU tatsächlich nutzen.

Der rote Faden bei allen vier Kategorien ist die Niederlassung in der EU. Wer diese Rolle innehat, muss dort physisch und rechtlich präsent, für EU-Behörden erreichbar und in der Lage sein, die Produktinformationsdatei auf Anfrage vorzulegen.

Warum Marken außerhalb der EU meist Option vier wählen

Wenn Ihr Unternehmen in Kanada, den USA oder sonst irgendwo außerhalb der EU ansässig ist, haben Sie mit ziemlicher Sicherheit keine eigene in der EU niedergelassene Herstellungs- oder Importeinheit. Damit bleibt der vierte Weg: eine in der EU niedergelassene Person oder ein Unternehmen schriftlich zu benennen, um als Ihre Verantwortliche Person zu fungieren.

In der Praxis läuft das auf eine von zwei Konstellationen hinaus:

1. Ein Drittanbieter-Service für die Verantwortliche Person, ein Unternehmen, das speziell dafür existiert, diese Rolle für Marken ohne EU-Präsenz zu übernehmen. Das ist der häufigste Weg für kleine und mittlere Hersteller.
2. Ihr eigener EU-ansässiger Vertreiber oder Ihre Tochtergesellschaft, sofern vorhanden und bereit, die damit verbundene Verantwortung und Dokumentationspflicht zu übernehmen.

So oder so muss die Benennung schriftlich erfolgen und von der Verantwortlichen Person tatsächlich akzeptiert werden, nicht nur ein Name sein, den Sie auf ein Formular schreiben. Sie brauchen die tatsächliche Produktinformationsdatei und das unterzeichnete kosmetische Sicherheitsgutachten in der Hand, denn wenn eine Marktüberwachungsbehörde danach fragt, müssen sie es vorlegen.

Was Sie prüfen sollten, bevor Sie einen Service für die Verantwortliche Person beauftragen

• Halten sie die PIF tatsächlich vor, oder erwarten sie, dass Sie sie auf Anfrage liefern? Eine Verantwortliche Person, die die Datei nicht griffbereit hat, wenn danach gefragt wird, erledigt ihre Aufgabe nicht.
• Ist das kosmetische Sicherheitsgutachten von einem qualifizierten Bewerter unterzeichnet, und kann die Verantwortliche Person diesen Bewerter tatsächlich benennen?
• Was passiert, wenn Sie den Anbieter wechseln? Fragen Sie, wie übertragbar Ihre Meldung und Dokumentation sind, falls Sie später zu einer anderen Verantwortlichen Person wechseln.
• Sind sie erreichbar, das heißt, verfügen sie über eine echte, besetzte Niederlassung in der EU und nicht nur über eine Weiterleitungsadresse.

Ein kurzer Entscheidungspfad

Trennen Sie dies von der eigentlichen Meldung

Eine Verantwortliche Person bereits benannt zu haben, ist eine Voraussetzung für die Meldung über CPNP, nicht etwas, das automatisch geschieht, sobald Sie anmelden. Die PIF, das unterzeichnete Sicherheitsgutachten und das Benennungsschreiben müssen alle vor der Meldung existieren, und die Verantwortliche Person muss diejenige sein, die den CPNP-Eintrag tatsächlich einreicht oder autorisiert.

Die EU-Unterstützung von Cosmetic Comply ist auf dem Weg, während sich das Produkt über seine derzeitige kanadische Meldebasis hinaus erweitert, und die Frage der Verantwortlichen Person ist genau die Art von marktspezifischem Detail, das es wert ist, gegen die aktuelle EU-Quelle abzugleichen, bevor Sie sich auf einen Anbieter festlegen, denn die praktischen Gegebenheiten, wer diesen Service zu welchen Konditionen anbietet, verändern sich mit der Zeit.