Wie man den EU-Verantwortlichen ohne Lücke wechselt

Marken wechseln den Anbieter der verantwortlichen Person (Responsible Person, RP) häufiger, als man denkt. Eine Vertriebsbeziehung endet, eine Beratungsfirma erhöht die Gebühren, oder man eröffnet endlich eine eigene EU-Gesellschaft und will die Rolle intern übernehmen. Was auch der Grund ist, der Wechsel selbst hat ein Reihenfolgeproblem, das viele überrascht: Die Produkte dürfen keinen einzigen Tag ohne gültige verantwortliche Person auskommen, und die Papierspur muss die Übergabe unbeschadet überstehen.

Warum die RP-Rolle nicht einfach auslaufen darf

Nach der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 braucht jedes kosmetische Produkt, das auf dem EU-Markt bereitgestellt wird, eine in der EU niedergelassene verantwortliche Person. Diese Person oder dieses Unternehmen meldet das Produkt über das CPNP-Portal, führt die Produktinformationsdatei und haftet rechtlich, wenn eine Marktüberwachungsbehörde Fragen stellt. Gibt es eine Lücke, in der niemand aktiv für ein Produkt verantwortlich ist, ist dieses Produkt während dieser Lücke formal nicht konform im Regal, selbst wenn sich sonst nichts daran geändert hat.

Was tatsächlich übertragen werden muss

Drei Dinge müssen sauber vom alten zum neuen RP wandern:

• CPNP-Meldungen. Der Eintrag jedes Produkts im Portal muss aktualisiert werden, um die Angaben der neuen verantwortlichen Person widerzuspiegeln. Das ist keine optionale Aktenpflege, sondern die Aufzeichnung, auf die Regulierungsbehörden und Giftnotrufzentralen tatsächlich zurückgreifen.
• Die Produktinformationsdatei. Die PIF (Product Information File) muss physisch oder digital dorthin wandern, wo der neue RP sie aufbewahrt, denn er ist verpflichtet, sie auf Anfrage vorzulegen.
• Der Sicherheitsbericht zum kosmetischen Produkt. Der CPSR, unterzeichnet von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter, muss vom übernehmenden RP geprüft werden. Meist bleibt der bestehende CPSR gültig, wenn sich an Formel oder Verpackung nichts geändert hat, aber der neue RP muss ihn trotzdem übernehmen und bestätigen, dass er dahinterstehen kann.

Die Frage der Umetikettierung

Die Verpackung nennt fast sicher Name und EU-Adresse des ausscheidenden RP. Sobald dieser RP nicht mehr für das Produkt verantwortlich ist, wird Lagerbestand mit altem Etikett zu einer echten Frage. Manche Marken gehen so vor:

1. Bestehende Etikettenbestände nur bis zu einem festen, mit beiden RPs abgestimmten Stichtag aufbrauchen, dann auf neue Verpackung mit den Angaben des neuen RP umstellen.
2. Einen Aufkleber mit den Angaben des neuen RP über das alte Etikett kleben, was als Übergangslösung verbreitet ist, aber als vorübergehend gelten sollte und nicht als dauerhafte Etikettenlösung.
3. Eine ohnehin geplante Etikettenauffrischung mit dem RP-Wechsel zeitlich zusammenlegen, sodass nur ein Neudruck nötig ist statt zwei.

Für welchen Weg man sich auch entscheidet: Das Etikett muss widerspiegeln, wer zum Verkaufszeitpunkt tatsächlich verantwortlich ist, nicht wer zum Herstellungszeitpunkt verantwortlich war.

Eine sinnvolle Reihenfolge als Checkliste

Schritt 5 kommt bewusst zuletzt, nicht zuerst. Zieht sich der alte RP zurück, bevor der neue RP die CPNP-Aktualisierung tatsächlich abgeschlossen und die PIF bestätigt hat, entsteht genau die Lücke, die man vermeiden will.

Schriftlich einfordern

Man sollte sich vom ausscheidenden RP schriftlich bestätigen lassen, ab wann er nicht mehr verantwortlich ist, und dasselbe vom übernehmenden RP, ab wann er es wird. Mündliche Übergaben und angenommene Kontinuität sind der Grund, warum Lücken entstehen, meist entdeckt erst, wenn eine Zollkontrolle oder eine Marktüberwachungsanfrage eintrifft und niemand eine aktuelle PIF vorlegen kann.

Die Beziehung zum Sicherheitsbewerter nicht vergessen

Wenn der CPSR von einem Sicherheitsbewerter unterzeichnet wurde, der mit dem ausscheidenden RP verbunden ist, sollte geklärt werden, ob der neue RP eine eigene Bewerterbeziehung hat oder ob die Unterschrift des ursprünglichen Bewerters weiterhin als gültig und zugänglich gilt. Das ist einer der Punkte, die bei einem Anbieterwechsel leicht untergehen, weil er eine Ebene hinter der eigentlichen RP-Beziehung liegt.

Der RP-Wechsel ist manuell und detailreich, egal welchen Anbieter man nutzt, und es lohnt sich, die aktuelle CPNP-Verfahrensanleitung direkt gegenzuprüfen, da sich die Portalmechanik für RP-Übertragungen ändern kann. Wer parallel zur EU auch in anderen Märkten anmeldet, profitiert von einer einzigen sauberen Aufzeichnung der Zutatenkonzentrationen und Formelversionen, die jede dieser Übergaben beschleunigt. Genau das hält Cosmetic Comply im Hintergrund der Anmeldungen organisiert, damit eine solche Übertragung nicht bedeutet, die Dokumentation von Grund auf neu aufzubauen.