Warum ein Handelsname des Lieferanten nie auf Ihre CNF gehört

Ein Lieferant schickt ein Datenblatt für ein Produkt namens HydraSilk PF-200, und es klingt genau nach dem Emollient, das die Formulierung braucht. Im Labor funktioniert es hervorragend. Doch dann steht die Cosmetic Notification Form an, und beim Eintragen des Inhaltsstoffnamens stellt sich heraus: HydraSilk PF-200 bedeutet Health Canada gar nichts. Das wird sich auch nie ändern, egal wie etabliert dieser Handelsname in der Branche ist.

Handelsnamen sind Marketing, keine Chemie

Ein Handelsname ist das, was der Hersteller für verkaufsfördernd hält. Er kann auf die Funktion anspielen, auf eine Technologieplattform verweisen oder einfach nur gut klingen. Nichts davon ist standardisiert. Zwei verschiedene Lieferanten können chemisch ähnliche Materialien unter völlig unterschiedlichen Namen verkaufen, und ein Lieferant kann dasselbe Material für ein anderes Marktsegment umbenennen. Der Name gehört ihm, und er kann ihn jederzeit ändern.

Was eine Prüfstelle braucht, ist der INCI-Name, das standardisierte System zur Identifizierung von Inhaltsstoffen, das überall dasselbe bedeutet. INCI-Namen sind nicht kreativ. Wasser heißt Aqua, Punkt, auf jedem Etikett in jedem Land, das dieses System nutzt. Genau diese Starrheit ist der Sinn der Sache. Sie erlaubt es einer Compliance-Prüferin, einer Giftnotrufzentrale oder einem anderen Hersteller, eine Zutatenliste zu lesen und genau zu wissen, womit man es zu tun hat, ohne die Unterlagen einer bestimmten Marke aufzutreiben.

Wo der INCI-Name wirklich steht

Der Handelsname auf einem Datenblatt ist nie das Ende der Recherche. Irgendwo in demselben Dokument, meist in einem Abschnitt mit der Bezeichnung Zusammensetzung oder INCI-Deklaration, teilt der Lieferant mit, was das Material in INCI-Begriffen tatsächlich ist. Manchmal ist es ein einzelner Inhaltsstoff. Oft sind es mehrere, denn viele Produkte mit Handelsnamen sind Mischungen: ein Emulgatorsystem, eine Kombination von Konservierungsstoffen, ein Duftstoffkompositum. Für jede Komponente in dieser Mischung muss der eigene INCI-Name herausgesucht und, ebenso wichtig, die tatsächliche Konzentration berechnet werden, abhängig davon, wie viel von der Mischung in welcher Menge eingesetzt wird.

Wenn das Datenblatt die INCI-Aufschlüsselung nicht klar zeigt, ist das ein Signal, beim Lieferanten direkt nachzufragen oder das Sicherheitsdatenblatt zu prüfen, das Zusammensetzungsangaben üblicherweise in einem eigenen Abschnitt aufführt. Zu raten, was sich hinter einem Handelsnamen verbergen könnte, ist kein sicherer Ersatz für die tatsächliche Deklaration.

Was schiefgeht, wenn Handelsnamen durchrutschen

Der häufigste Fehler ist nicht böswillig, sondern schlicht Trägheit. Ein Formulierer baut ein Rezept mit Handelsnamen auf, weil der Lieferantenkatalog so aufgebaut ist, gibt das Formulierungsblatt an die Person weiter, die die Unterlagen einreicht, und die Handelsnamen landen unverändert im Meldungsentwurf, weil niemand innehielt, um sie zu übersetzen. Eine Meldung, die mit Handelsnamen statt INCI-Namen eingereicht wird, ist keine kleine Stilfrage. Es ist nicht das Format, für das das Cosmetic Notification System gebaut ist, und es sagt weder Health Canada noch jemandem, der die Inhaltsstoffe gegen die Cosmetic Ingredient Hotlist prüft, was tatsächlich im Produkt steckt.

Es gibt auch eine subtilere Variante dieses Problems: Ein Formulierer übersetzt die meisten Inhaltsstoffe korrekt in INCI-Namen, lässt aber ein spezielles Additiv unter seinem Handelsnamen stehen, weil zu diesem Zeitpunkt niemand die Zusammensetzungsaufschlüsselung zur Hand hatte. Diese einzelne Lücke kann eine ansonsten sorgfältige Meldung untergraben, denn in dieser unbenannten Mischung könnte ein eingeschränkter Stoff stecken, ohne dass es jemand bemerkt.

Eine kurze Gewohnheit, die das ganze Problem verhindert

Jedes Mal, wenn ein neuer Rohstoff in eine Formulierung aufgenommen wird, sollte vor allem anderen die vollständige INCI-Aufschlüsselung neben dem Handelsnamen in den Formulierungsunterlagen notiert werden. Nicht nur der Handelsname, und nicht einfach später übersetzen. Das gehört bei der Aufnahme erledigt, während das Datenblatt noch offen vor einem liegt. Eine Formulierung, die von Anfang an vollständig in INCI-Namen aufgebaut ist, gerät zum Meldezeitpunkt nie in eine Übersetzungskrise, weil es nichts mehr zu übersetzen gibt.

Genau hier liegt auch ein Großteil der eigentlichen Arbeit, um eine Meldung überhaupt korrekt hinzubekommen. Der Ingredient-Abgleich von Cosmetic Comply ist genau um dieses Problem herum gebaut: Er nimmt die Zutatenliste, einschließlich Handelsnamen und Mischungen der Lieferanten, ordnet jede Komponente ihrem INCI-Namen und ihrer CAS-Nummer zu und führt die Prozentrechnung durch, damit in der Meldung steht, was eine Prüfstelle wirklich sehen muss, und nicht das, was eine Marketingabteilung sich ausgedacht hat.

Handelsnamen werden auf Datenblättern weiterhin auftauchen, weil sie beim Einkauf und beim Vergleich von Lieferanten nützlich sind. Es sollte nur klar bleiben: Das ist ein Einkaufswerkzeug, kein regulatorisches. Die INCI-Übersetzung sollte von dem Moment an feststehen, in dem ein Inhaltsstoff in die Formulierung aufgenommen wird, statt sie erst in der Woche vor der Meldung hektisch nachzuholen.