Quién notifica un cosmético de marca privada en cada mercado

Un dueño de marca llama a su fabricante por contrato, recibe una fórmula ajustada con su propio nombre en el envase y asume que la fábrica se encarga del papeleo. A veces es cierto. Muchas veces no lo es, y nadie se entera hasta que un minorista pide un número de notificación y ambas partes se señalan mutuamente.

Los acuerdos de marca privada no cambian la regla de fondo en ningún mercado: alguien tiene que ser responsable del producto que llega al estante, y ese alguien tiene que ser identificable. Lo que cambia es qué parte de la cadena termina cargando con esa responsabilidad, y eso depende tanto del contrato como de la normativa.

Canadá: quien vende presenta la notificación, no la fábrica

Según el Reglamento de Cosméticos de Health Canada, la obligación de presentar un Formulario de Notificación de Cosméticos recae sobre quien vende el producto en Canadá. Si eres una marca privada que pone su nombre en un frasco fabricado por un tercero, tú eres el vendedor. El plazo de presentación es de 10 días desde la primera venta, y el número de Notificación de Cosmético (CN, por sus siglas en inglés) que se emite queda vinculado a tu empresa, no a la fábrica.

Algunos fabricantes por contrato presentan la notificación en nombre de la marca como parte del servicio, usando los datos de contacto de la marca como notificante. Eso está bien siempre que quede por escrito en el acuerdo. El verdadero problema surge cuando un fabricante asume que "ya lo notificamos para otro cliente con una fórmula parecida" cubre una etiqueta nueva. No es así. Cada vendedor necesita su propia notificación, incluso si la fórmula subyacente es idéntica a algo ya registrado para otra persona.

Estados Unidos: la MoCRA exige un nombre en la etiqueta

La MoCRA exige una persona responsable, definida como el fabricante, envasador o distribuidor cuyo nombre aparece en la etiqueta. En un acuerdo de marca privada, si el nombre de tu marca es el que figura en la etiqueta, es muy probable que seas la persona responsable por defecto, sin importar quién mezcló el lote. Eso significa que el registro de instalaciones y las obligaciones de listado del producto, junto con la sustentación de seguridad, recaen sobre ti, a menos que hayas negociado por separado que el fabricante por contrato asuma ese rol para tus SKU. Algunas pequeñas empresas califican para exenciones de registro y listado, pero esa exención depende del tamaño de la empresa, no de quién es dueño de la relación de marca privada, así que no asumas que te cubre sin verificar tu propia condición de calificación.

UE: la Persona Responsable debe estar designada por escrito

El Reglamento (CE) n.º 1223/2009 exige una Persona Responsable establecida en la UE para todo producto que se coloca en el mercado. Para productos de marca privada, esto casi siempre se especifica contractualmente, porque el nombre de la Persona Responsable tiene que aparecer en la etiqueta y en la notificación al CPNP. Si un fabricante por contrato en, digamos, Italia está dispuesto a actuar como Persona Responsable para la línea de marca privada de una marca del Reino Unido, eso tiene que documentarse, y ese fabricante asume las obligaciones del Expediente de Información del Producto y del Informe de Seguridad del Producto Cosmético vinculadas a su nombre.

Australia y el Reino Unido: la misma lógica, un portal distinto

La AICIS en Australia trabaja a nivel de ingredientes en lugar de presentaciones por producto, así que la cuestión de la marca privada allí tiene menos que ver con quién presenta una notificación y más con quién puede demostrar que los ingredientes se introdujeron de manera conforme. En el Reino Unido, el servicio OPSS Submit Cosmetic Product Notification pide una Persona Responsable igual que el sistema de la UE, y las marcas privadas necesitan definir quién es esa persona antes de que el producto salga al mercado.

Una forma rápida de resolverlo

Antes de tu primera producción de marca privada en cualquier mercado, obtén respuestas claras a esto:

• A nombre de quién queda la etiqueta final
• Quién es legalmente el "vendedor" o la "Persona Responsable" según las reglas de ese mercado
• Si el acuerdo de fabricación asigna explícitamente la obligación de presentar la notificación
• Si la fórmula es genuinamente idéntica a algo ya notificado, o si se ha ajustado (un cambio de tono, un cambio de conservante) que requiere su propia presentación

Si manejas una línea de marca privada y quieres tener el lado canadiense resuelto de forma limpia, Cosmetic Comply te permite presentar el CNF con los datos de tu propia empresa, empareja la fórmula con el INCI y el CAS, y te entrega un número CN rastreable que puedes darle a un minorista sin tener que depender del papeleo de tu fabricante.