Qui notifie un cosmétique en marque privée selon le marché

Un propriétaire de marque appelle son fabricant sous contrat, fait ajuster une formule avec son nom sur l'étiquette, et présume que l'usine s'occupe de la paperasse. Parfois, c'est vrai. Souvent, ce ne l'est pas, et personne ne s'en rend compte avant qu'un détaillant demande un numéro de notification et que les deux parties se renvoient la balle.

Les ententes de marque privée ne changent pas la règle de base sur aucun marché : quelqu'un doit être responsable du produit qui se retrouve sur les tablettes, et cette personne doit être identifiable. Ce qui change, c'est quelle partie de la chaîne se retrouve avec cette responsabilité, et cela dépend autant des contrats que de la réglementation.

Canada : c'est le vendeur qui dépose, pas l'usine

Selon le Règlement sur les cosmétiques de Santé Canada, l'obligation de déposer un formulaire de déclaration de cosmétique (CNF) incombe à quiconque vend le produit au Canada. Si vous êtes une marque privée qui appose son nom sur un pot fabriqué par un fabricant sous contrat, c'est vous le vendeur. Le délai de dépôt est de 10 jours après la première vente, et le numéro de déclaration de cosmétique (CN) obtenu est rattaché à votre entreprise, pas à celle du fabricant.

Certains fabricants sous contrat déposeront la notification au nom de la marque à titre de service, en utilisant les coordonnées de la marque comme déclarant. C'est tout à fait acceptable tant que c'est prévu par écrit dans l'entente. Ce qui cause de vrais problèmes, c'est quand un fabricant présume que « nous l'avons déjà déclaré pour un autre client avec une formule semblable » couvre une nouvelle étiquette. Ce n'est pas le cas. Chaque vendeur a besoin de sa propre notification, même si la formule sous-jacente est identique à quelque chose déjà déclaré pour quelqu'un d'autre.

États-Unis : la MoCRA exige un nom sur l'étiquette

La MoCRA (Modernization of Cosmetics Regulation Act) exige une personne responsable, définie comme le fabricant, l'emballeur ou le distributeur dont le nom figure sur l'étiquette. Dans une entente de marque privée, si c'est le nom de votre marque qui apparaît sur l'étiquette, vous êtes très probablement la personne responsable par défaut, peu importe qui a mélangé le lot. Cela signifie que l'enregistrement de l'établissement et les obligations d'inscription du produit, ainsi que la justification de sécurité, vous incombent, à moins d'avoir négocié séparément que le fabricant sous contrat assume ce rôle pour vos UGS. Certaines petites entreprises sont admissibles à des exemptions d'enregistrement et d'inscription, mais cette exemption concerne la taille de l'entreprise, pas la question de savoir à qui appartient la relation de marque privée, alors ne présumez pas qu'elle vous couvre sans vérifier votre propre admissibilité.

UE : la personne responsable doit être nommée, par écrit

Le règlement (CE) n° 1223/2009 exige une personne responsable établie dans l'UE pour chaque produit mis sur le marché. Pour les produits en marque privée, cela est presque toujours précisé contractuellement, car le nom de la personne responsable doit figurer sur l'étiquette et dans la notification CPNP. Si un fabricant sous contrat en, disons, en Italie accepte d'agir comme personne responsable pour la ligne de marque privée d'une marque britannique, cela doit être documenté, et ce fabricant assume les obligations liées au dossier d'information sur le produit et au rapport de sécurité du produit cosmétique rattachées à son nom.

Australie et Royaume-Uni : même logique, portail différent

En Australie, l'AICIS fonctionne par ingrédients plutôt que par dépôts par produit, donc la question de la marque privée y est moins une question de qui soumet une notification que de qui peut démontrer que les ingrédients ont été introduits de façon conforme. Au Royaume-Uni, le service OPSS Submit Cosmetic Product Notification demande une personne responsable tout comme le système de l'UE, et les marques privées doivent régler cette question avant l'expédition du produit.

Une façon rapide de clarifier la situation

Avant votre première production en marque privée sur n'importe quel marché, obtenez des réponses claires à ces questions :

• Quel nom figurera sur l'étiquette finale
• Qui est légalement le « vendeur » ou la « personne responsable » selon les règles de ce marché
• Si l'entente de fabrication attribue explicitement l'obligation de dépôt
• Si la formule est véritablement identique à quelque chose déjà déclaré, ou si elle a été ajustée (un changement de teinte, un remplacement de conservateur) nécessitant son propre dépôt

Marché	Qui dépose habituellement	Ce qui déclenche l'obligation
Canada	Marque/vendeur (ou fabricant par entente)	Première vente au Canada
États-Unis	Personne responsable nommée sur l'étiquette	Enregistrement de l'établissement et inscription du produit selon la MoCRA
Union européenne	Personne responsable nommée dans le CPNP	Mise sur le marché de l'UE
Royaume-Uni	Personne responsable via OPSS SCPN	Mise sur le marché du Royaume-Uni
Australie	Introducteur de l'ingrédient selon l'AICIS	Introduction de la substance chimique industrielle

Si vous exploitez une ligne de marque privée et souhaitez que le volet canadien soit géré proprement, Cosmetic Comply vous permet de déposer le CNF sous les coordonnées de votre propre entreprise, associe la formule aux noms INCI et numéros CAS, et vous fournit un numéro CN traçable que vous pouvez remettre à un détaillant sans dépendre de la paperasse de votre fabricant.