Wer meldet ein Private-Label-Kosmetikprodukt in welchem Markt

Ein Markeninhaber ruft seinen Lohnhersteller an, lässt eine Formel leicht anpassen, packt seinen eigenen Namen aufs Etikett und geht davon aus, dass die Fabrik sich um den Papierkram kümmert. Manchmal stimmt das. Oft aber nicht, und das fällt erst auf, wenn ein Händler nach einer Meldenummer fragt und beide Seiten aufeinander zeigen.

Private-Label-Vereinbarungen ändern die Grundregel in keinem Markt: Irgendjemand muss für das Produkt verantwortlich sein, das ins Regal kommt, und diese Person oder dieses Unternehmen muss identifizierbar sein. Was sich ändert, ist, welche Partei in der Kette am Ende diese Verantwortung trägt, und das hängt ebenso sehr von Verträgen wie von den Vorschriften ab.

Kanada: Der Verkäufer meldet, nicht die Fabrik

Nach den Cosmetic Regulations von Health Canada trifft die Pflicht zur Einreichung eines Cosmetic Notification Form (CNF) denjenigen, der das Produkt in Kanada verkauft. Wenn Sie als Private-Label-Marke Ihren Namen auf ein Glas setzen, das ein Lohnhersteller produziert hat, sind Sie der Verkäufer. Die Meldefrist beträgt 10 Tage nach dem ersten Verkauf, und die zurückkommende Cosmetic Notification (CN)-Nummer ist an Ihr Unternehmen gebunden, nicht an die Fabrik.

Manche Lohnhersteller melden als Serviceleistung im Namen einer Marke und verwenden dabei die Kontaktdaten der Marke als Melder. Das ist in Ordnung, solange es vertraglich festgehalten ist. Wirklich Ärger entsteht, wenn ein Hersteller davon ausgeht, dass eine bereits für einen anderen Kunden mit ähnlicher Formel eingereichte Meldung auch ein neues Etikett abdeckt. Das tut sie nicht. Jeder Verkäufer braucht seine eigene Meldung, selbst wenn die zugrunde liegende Formel identisch mit etwas ist, das bereits für jemand anderen eingereicht wurde.

USA: MoCRA verlangt einen Namen auf dem Etikett

MoCRA verlangt eine verantwortliche Person (responsible person), definiert als Hersteller, Abfüller oder Vertreiber, dessen Name auf dem Etikett erscheint. Bei einer Private-Label-Vereinbarung sind Sie höchstwahrscheinlich standardmäßig die verantwortliche Person, wenn der Name Ihrer Marke auf dem Etikett steht, unabhängig davon, wer die Charge gemischt hat. Das bedeutet, die Pflichten zur Betriebsregistrierung und Produktlistung sowie die Sicherheitsnachweise liegen bei Ihnen, es sei denn, Sie haben separat vereinbart, dass der Lohnhersteller diese Rolle für Ihre Artikel übernimmt. Manche Kleinunternehmen qualifizieren sich für Ausnahmen bei Registrierung und Listung, aber diese Ausnahme richtet sich nach der Unternehmensgröße, nicht danach, wem die Private-Label-Beziehung gehört. Gehen Sie also nicht davon aus, dass sie für Sie gilt, ohne Ihren eigenen Qualifikationsstatus zu prüfen.

EU: Die verantwortliche Person muss schriftlich benannt werden

Die Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 verlangt für jedes auf dem Markt bereitgestellte Produkt eine in der EU niedergelassene verantwortliche Person (Responsible Person). Bei Private-Label-Produkten wird das fast immer vertraglich geregelt, weil der Name der verantwortlichen Person auf dem Etikett und in der CPNP-Meldung erscheinen muss. Wenn etwa ein Lohnhersteller in Italien bereit ist, als verantwortliche Person für die Private-Label-Linie einer britischen Marke aufzutreten, muss das dokumentiert werden, und dieser Hersteller übernimmt dann die mit seinem Namen verbundenen Pflichten für das Product Information File (Produktinformationsdatei) und den Cosmetic Product Safety Report (Sicherheitsbericht).

Australien und Großbritannien: gleiche Logik, anderes Portal

AICIS in Australien arbeitet auf Basis von Inhaltsstoffen statt produktbezogener Meldungen. Die Private-Label-Frage dreht sich dort also weniger darum, wer eine Meldung einreicht, sondern eher darum, wer nachweisen kann, dass die Inhaltsstoffe vorschriftsmäßig eingeführt wurden. In Großbritannien verlangt der OPSS-Dienst Submit Cosmetic Product Notification (SCPN) ebenso wie das EU-System eine verantwortliche Person, und Private-Label-Marken müssen klären, wer das ist, bevor das Produkt versendet wird.

Ein schneller Weg, das zu klären

Bevor Sie in irgendeinem Markt Ihre erste Private-Label-Produktion starten, sollten Sie klare Antworten auf Folgendes haben:

• Wessen Name kommt auf das fertige Etikett
• Wer ist nach den Regeln dieses Marktes rechtlich der "Verkäufer" oder die "verantwortliche Person"
• Ob der Fertigungsvertrag die Meldepflicht ausdrücklich zuweist
• Ob die Formel wirklich identisch mit etwas bereits Gemeldetem ist oder angepasst wurde (eine Nuancenänderung, ein Konservierungsmittelwechsel), was eine eigene Meldung erfordert

Wenn Sie eine Private-Label-Linie betreiben und die kanadische Seite sauber abgewickelt haben möchten: Cosmetic Comply lässt Sie das CNF unter Ihren eigenen Unternehmensdaten einreichen, gleicht die Formel mit INCI und CAS ab und gibt Ihnen eine nachverfolgbare CN-Nummer, die Sie einem Händler übergeben können, ohne sich auf den Papierkram Ihres Herstellers verlassen zu müssen.