Vender cosméticos en la UE y el Reino Unido después del Brexit

Muchas marcas que antes notificaban una sola vez para "Europa" siguen sorprendiéndose al descubrir que una sola presentación ya no cubre los dos mercados. El Reino Unido y la UE se dividieron en dos regímenes cosméticos separados, cada uno con su propio portal, su propia exigencia de Persona Responsable y su propio expediente de producto. Si vendes en ambos mercados, estás llevando dos vías de cumplimiento en paralelo, no una sola vía con mayor alcance.

Dos regímenes, dos Personas Responsables

Según el Reglamento (CE) n.º 1223/2009 de la UE, todo producto cosmético que se coloque en el mercado de la UE necesita una Persona Responsable establecida en la UE. Esa persona o empresa mantiene el Expediente de Información del Producto, conserva el Informe de Seguridad del Producto Cosmético y es a quien contactan los reguladores si algo sale mal. Desde que el Reino Unido salió del mercado único de la UE, una Persona Responsable con sede en, digamos, Irlanda o Francia ya no cubre automáticamente las ventas en el Reino Unido, y una Persona Responsable con sede en el Reino Unido ya no cubre las ventas en la UE.

En la práctica, esto significa:

• Una marca que vende en Francia, Alemania y el Reino Unido necesita una Persona Responsable de la UE y una Persona Responsable del Reino Unido. Pueden ser dos empresas distintas, o la misma empresa con presencia en ambos territorios, pero la figura legal tiene que existir por separado en cada lugar.
• Cada Persona Responsable mantiene su propio Expediente de Información del Producto y su propio Informe de Seguridad para los productos de los que es responsable. No comparten un solo expediente entre fronteras aunque la fórmula sea idéntica.
• Si tu Persona Responsable de la UE es un distribuidor o un servicio de cumplimiento en, por ejemplo, los Países Bajos, y no tienes representación separada en el Reino Unido, tus ventas en el Reino Unido quedan técnicamente sin representación, aunque el producto en sí sea conforme.

La notificación también es independiente

En el lado de la UE, los productos se notifican a través del CPNP, el Portal de Notificación de Productos Cosméticos. En el lado del Reino Unido, la notificación pasa por OPSS mediante el servicio Submit Cosmetic Product Notification, generalmente abreviado SCPN. Son sistemas distintos, con inicios de sesión distintos, campos obligatorios distintos y sin sincronización automática entre ellos. Notificar en el CPNP no crea un registro en el Reino Unido, y notificar en el SCPN no crea uno en la UE.

Para una marca que ya vende en ambos lugares, esto suele significar:

1. Confirmar quién es tu Persona Responsable de la UE y conseguir que la notificación en el CPNP quede presentada o transferida a su nombre.
2. Confirmar, por separado, quién es tu Persona Responsable del Reino Unido y conseguir que la notificación en el SCPN quede presentada bajo su nombre.
3. Mantener tanto el Expediente de Información del Producto como el Informe de Seguridad disponibles en ambos lados, incluso si se trata de la misma fórmula. Los reguladores esperan poder acceder al expediente a través de su propia Persona Responsable, no a través de un intermediario en la otra jurisdicción.

Qué cambia si eres una marca pequeña de la UE nueva en el Reino Unido

Si formulas, por ejemplo, en España y solo has vendido en la UE, expandirte al Reino Unido no es solo una cuestión de logística de envío. Necesitas una Persona Responsable establecida en el Reino Unido antes de poder colocar el producto legalmente en el mercado británico, y esa persona tiene que presentar la notificación a través del SCPN. Algunas marcas resuelven esto nombrando a un distribuidor del Reino Unido como Persona Responsable, otras recurren a un servicio de cumplimiento que ofrece representación en el Reino Unido como servicio independiente. En cualquier caso, es un nombramiento real con obligaciones reales de mantenimiento de registros, no una simple casilla que marcar.

Lo mismo aplica a la inversa. Una marca del Reino Unido que vende por primera vez en la UE necesita una Persona Responsable establecida en la UE, y la notificación en el CPNP, aunque el producto lleve años en las estanterías británicas bajo el SCPN.

Los cambios de fórmula también necesitan actualizarse en ambos lados

Si ajustas un sistema conservante o cambias una fragancia, ambas notificaciones necesitan actualizarse, no solo una. Es fácil actualizar el registro de la UE y olvidar que el del Reino Unido todavía hace referencia a la fórmula anterior, sobre todo si personas o equipos distintos se encargan de cada lado. Una breve lista de comprobación interna que vincule cada reformulación a "actualizar CPNP" y "actualizar SCPN" como dos elementos distintos ahorra mucha confusión más adelante.

Referencia rápida

El Brexit no eliminó ninguna de las dos figuras, simplemente las duplicó. Si tu marca solo presupuestó tiempo y coste para un único proceso de notificación europeo, vale la pena revisar ese plan antes de que tu próximo lanzamiento toque ambos mercados. Cosmetic Comply está desarrollando soporte para mercados fuera de Canadá, incluido este tipo de mapeo de doble mercado, así que si ahora mismo estás llevando el control de dos Personas Responsables a mano, es un problema que vale la pena vigilar de cara a herramientas que se pongan al día.