Vender Cosméticos para a UE e o Reino Unido Depois do Brexit

Muitas marcas que antes faziam uma única notificação para "a Europa" ainda se surpreendem ao descobrir que um único cadastro não cobre mais os dois mercados. O Reino Unido e a União Europeia passaram a ter dois regimes cosméticos totalmente separados, cada um com seu próprio portal, sua própria exigência de Pessoa Responsável e seu próprio dossiê de produto. Se você vende para os dois mercados, está tocando duas trilhas de conformidade em paralelo, não uma trilha única com alcance mais amplo.

Dois regimes, duas Pessoas Responsáveis

Segundo o Regulamento (CE) nº 1223/2009 da UE, todo produto cosmético colocado no mercado europeu precisa de uma Pessoa Responsável estabelecida na UE. Essa pessoa ou empresa mantém o Dossiê de Informações do Produto, guarda o Relatório de Segurança do Produto Cosmético e é quem os órgãos reguladores contatam se algo der errado. Desde que o Reino Unido saiu do mercado único europeu, uma Pessoa Responsável baseada, digamos, na Irlanda ou na França, deixou de cobrir automaticamente as vendas no Reino Unido, e uma Pessoa Responsável baseada no Reino Unido deixou de cobrir as vendas na UE.

Na prática, isso significa que:

• Uma marca que vende para a França, a Alemanha e o Reino Unido precisa de uma Pessoa Responsável na UE e de uma Pessoa Responsável no Reino Unido. Podem ser duas empresas diferentes, ou a mesma empresa com presença nos dois territórios, mas o papel legal precisa existir separadamente em cada lugar.
• Cada Pessoa Responsável mantém seu próprio dossiê e seu próprio relatório de segurança para os produtos sob sua responsabilidade. Elas não compartilham um único arquivo entre fronteiras, mesmo que a fórmula seja idêntica.
• Se sua Pessoa Responsável na UE for um distribuidor ou um serviço de conformidade, digamos, na Holanda, e você não tiver uma representação separada no Reino Unido, suas vendas no Reino Unido ficam tecnicamente sem representação, mesmo que o produto em si esteja em conformidade.

A notificação também é separada

No lado da UE, os produtos são notificados pelo CPNP, o Portal de Notificação de Produtos Cosméticos. No lado do Reino Unido, a notificação passa pela OPSS, por meio do serviço de Notificação de Produto Cosmético, normalmente abreviado como SCPN. São sistemas diferentes, com logins diferentes, campos obrigatórios diferentes e nenhuma sincronização automática entre eles. Notificar no CPNP não cria um registro no Reino Unido, e notificar no SCPN não cria um registro na UE.

Para uma marca que já vende nos dois lugares, isso normalmente significa:

1. Confirmar quem é a sua Pessoa Responsável na UE e garantir que a notificação no CPNP esteja registrada ou transferida em nome dela.
2. Confirmar quem é a sua Pessoa Responsável no Reino Unido, separadamente, e garantir que a notificação no SCPN esteja registrada em nome dela.
3. Manter tanto o dossiê quanto o relatório de segurança disponíveis nos dois lados, mesmo que seja a mesma fórmula. Os órgãos reguladores esperam que o arquivo seja acessível pela própria Pessoa Responsável de cada jurisdição, não por um intermediário do outro lado.

O que muda para uma marca pequena da UE que está entrando no Reino Unido

Se você formula, digamos, na Espanha e sempre vendeu apenas na UE, expandir para o Reino Unido não é apenas uma questão de logística de envio. Você precisa de uma Pessoa Responsável estabelecida no Reino Unido antes de poder colocar o produto legalmente no mercado britânico, e essa pessoa precisa notificar pelo SCPN. Algumas marcas resolvem isso nomeando um distribuidor no Reino Unido como Pessoa Responsável, outras contratam um serviço de conformidade que oferece representação no Reino Unido como serviço avulso. De qualquer forma, é uma nomeação real, com obrigações reais de manutenção de registros, não apenas uma formalidade.

O inverso também vale. Uma marca do Reino Unido que vende para a UE pela primeira vez precisa de uma Pessoa Responsável estabelecida na UE, e de notificação no CPNP, mesmo que o produto já esteja nas prateleiras britânicas há anos sob o SCPN.

Mudanças na fórmula ainda exigem atualização dos dois lados

Se você ajustar um sistema conservante ou trocar uma fragrância, as duas notificações precisam ser atualizadas, não apenas uma. É fácil atualizar o registro da UE e esquecer que o do Reino Unido ainda faz referência à fórmula antiga, principalmente se pessoas ou equipes diferentes cuidam de cada lado. Uma checklist interna simples, que vincule toda reformulação a dois itens distintos, "atualizar CPNP" e "atualizar SCPN", evita muita confusão mais adiante.

Uma referência rápida

Nenhuma das duas partes foi eliminada pelo Brexit, elas simplesmente foram duplicadas. Se sua marca reservou tempo e orçamento apenas para um único processo de notificação europeu, vale a pena revisar esse plano antes do próximo lançamento que envolva os dois mercados. A Cosmetic Comply está desenvolvendo suporte para mercados além do Canadá, incluindo esse tipo de mapeamento de mercado duplo, então, se você hoje controla manualmente duas Pessoas Responsáveis, esse é um problema que vale a pena acompanhar até que a ferramenta correspondente chegue.