脱欧后如何将化妆品销往欧盟和英国

很多品牌在脱欧前只需为"欧洲"备案一次,直到现在还惊讶地发现,一份申报早已不再同时覆盖两个市场。英国和欧盟已经分裂成两套独立的化妆品监管体系,各有自己的申报门户、各自的责任人要求,以及各自的产品档案。如果你同时向这两个市场销售,你其实是在并行运营两条合规轨道,而不是一条覆盖范围更广的轨道。

两套体系,两位责任人

根据欧盟法规(EC)No 1223/2009,每一款投放欧盟市场的化妆品都需要一位在欧盟境内设立的责任人(Responsible Person)。这个人或公司负责保管产品信息档案(PIF),留存化妆品安全报告(CPSR),并在出现问题时作为监管机构的联系对象。自英国脱离欧盟单一市场以来,一位驻扎在爱尔兰或法国等地的责任人,已不再自动覆盖英国的销售,反之,一位驻英国的责任人也不再自动覆盖欧盟的销售。

实际操作上,这意味着:

• 一个同时向法国、德国和英国销售的品牌,需要一位欧盟责任人和一位英国责任人。这两者可以是两家不同的公司,也可以是同一家公司在两地各设有分支机构,但这一法定角色必须在每个地区分别成立。
• 每位责任人只为自己负责的产品保管各自的PIF和CPSR。即便配方完全相同,也不会共用一份跨境档案。
• 如果你的欧盟责任人是荷兰等地的经销商或合规服务机构,而你在英国没有单独的代表,那么即便产品本身完全合规,你在英国的销售在法律上也处于"无人代表"的状态。

备案同样是分开的

在欧盟一侧,产品通过CPNP(化妆品产品申报门户)进行备案。在英国一侧,备案则通过OPSS的"化妆品产品申报提交"服务进行,通常简称为SCPN。这是两套完全不同的系统,登录方式不同,必填字段不同,彼此之间也没有自动同步。在CPNP完成备案不会自动生成英国记录,在SCPN完成备案也不会自动生成欧盟记录。

对于一个已经同时在两地销售的品牌来说,这通常意味着:

1. 确认谁是你的欧盟责任人,并把CPNP备案递交或转移到其名下。
2. 单独确认谁是你的英国责任人,并以其名义完成SCPN备案。
3. 即便是同一配方,也要在两边分别保留可随时调取的PIF和CPSR。监管机构希望能通过各自辖区内的责任人直接调取档案,而不是通过另一辖区的中间方转手获取。

如果你是刚进入英国市场的欧盟小品牌,情况会有什么变化

如果你在西班牙等地配制产品,过去一直只在欧盟境内销售,那么拓展到英国市场就不只是一个物流发货的问题。你需要在合法把产品投放英国市场之前,先设立一位驻英国(或在英国注册)的责任人,并由这位责任人通过SCPN完成备案。有些品牌的做法是指定一家英国经销商担任责任人,也有品牌选择使用提供英国代表服务的合规机构作为独立服务项目。无论哪种方式,这都是一项带有真实记录保存义务的正式任命,而不是随手勾选的一个选项。

反过来也是一样。一个首次向欧盟销售的英国品牌,同样需要一位在欧盟境内设立的责任人,并完成CPNP备案,哪怕该产品已经通过SCPN在英国货架上销售多年。

配方变更两边都要更新

如果你调整了防腐体系或更换了香精,两份备案都需要更新,而不是只更新其中一份。很容易出现的情况是:更新了欧盟记录,却忘了英国那一份仍然指向旧配方,尤其是当两边分别由不同的人或团队负责时。建立一份简单的内部清单,把每一次配方调整都拆成"更新CPNP"和"更新SCPN"两个独立事项,能省去后续大量的混乱。

快速参考

市场	备案系统	是否需要责任人	产品档案
欧盟	CPNP	是,须在欧盟境内设立	PIF + CPSR
英国	SCPN(通过OPSS)	是,须在英国境内设立	相应的产品安全档案

脱欧并没有取消任何一方的责任人要求,而是把它翻了一倍。如果你的品牌在预算和时间安排上只为"一次欧洲申报流程"做了准备,那么在下一次产品同时触及这两个市场之前,值得重新审视这份规划。Cosmetic Comply正在拓展加拿大以外市场的支持,包括这类双市场对照映射,所以如果你现在还在手工追踪两位责任人的信息,这正是一个值得关注、等待工具跟上的痛点。