Kosmetikverkauf in die EU und nach Großbritannien nach dem Brexit

Viele Marken, die vor dem Brexit einmal für „Europa" gemeldet haben, sind immer noch überrascht zu erfahren, dass eine einzige Anmeldung nicht mehr beide Märkte abdeckt. Großbritannien und die EU haben sich in zwei getrennte kosmetische Regelwerke aufgespalten, jeweils mit eigenem Portal, eigener Anforderung an eine Responsible Person und eigener Produktakte. Wer in beide Märkte verkauft, fährt zwei Compliance-Spuren parallel, nicht eine Spur mit größerer Reichweite.

Zwei Regelwerke, zwei Responsible Persons

Nach der EU-Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 benötigt jedes kosmetische Produkt, das auf dem EU-Markt in Verkehr gebracht wird, eine in der EU niedergelassene Responsible Person. Diese Person oder dieses Unternehmen führt die Produktinformationsdatei (Product Information File, PIF), verwahrt den Sicherheitsbericht (Cosmetic Product Safety Report, CPSR) und ist die Ansprechstelle für Behörden, wenn etwas schiefgeht. Seitdem Großbritannien den EU-Binnenmarkt verlassen hat, deckt eine Responsible Person mit Sitz zum Beispiel in Irland oder Frankreich nicht mehr automatisch den Verkauf nach Großbritannien ab, und eine in Großbritannien ansässige Responsible Person deckt nicht mehr automatisch den EU-Verkauf ab.

In der Praxis bedeutet das:

• Eine Marke, die nach Frankreich, Deutschland und Großbritannien verkauft, braucht eine EU Responsible Person und eine UK Responsible Person. Das können zwei verschiedene Unternehmen sein oder ein einziges Unternehmen mit Präsenz in beiden Gebieten, aber die rechtliche Rolle muss an jedem Ort separat bestehen.
• Jede Responsible Person führt ihre eigene PIF und ihren eigenen CPSR für die Produkte, für die sie verantwortlich ist. Es gibt keine gemeinsame, grenzüberschreitende Akte, selbst wenn die Formel identisch ist.
• Wenn Ihre EU Responsible Person ein Vertriebspartner oder ein Compliance-Dienstleister zum Beispiel in den Niederlanden ist und Sie keine separate Vertretung in Großbritannien haben, ist Ihr Verkauf dort formal nicht vertreten, selbst wenn das Produkt selbst regelkonform ist.

Auch die Meldung erfolgt getrennt

Auf EU-Seite werden Produkte über das CPNP gemeldet, das Cosmetic Products Notification Portal. Auf britischer Seite läuft die Meldung über OPSS mittels des Submit Cosmetic Product Notification-Dienstes, meist SCPN abgekürzt. Das sind unterschiedliche Systeme mit unterschiedlichen Logins, unterschiedlichen Pflichtfeldern und ohne automatischen Abgleich zwischen ihnen. Eine Meldung im CPNP erzeugt keinen britischen Eintrag, und eine Meldung im SCPN erzeugt keinen EU-Eintrag.

Für eine Marke, die bereits an beiden Orten verkauft, bedeutet das typischerweise:

1. Klären Sie, wer Ihre EU Responsible Person ist, und lassen Sie die CPNP-Meldung auf sie einreichen oder übertragen.
2. Klären Sie separat, wer Ihre UK Responsible Person ist, und lassen Sie die SCPN-Meldung unter ihrem Namen einreichen.
3. Halten Sie PIF und CPSR auf beiden Seiten verfügbar, auch wenn es dieselbe Formel ist. Behörden erwarten, dass die Akte über ihre eigene Responsible Person erreichbar ist, nicht über einen Mittler in der jeweils anderen Jurisdiktion.

Was sich ändert, wenn Sie eine kleine EU-Marke sind, die neu in Großbritannien startet

Wenn Sie zum Beispiel in Spanien formulieren und bisher nur in der EU verkauft haben, ist die Expansion nach Großbritannien nicht nur eine Versandfrage. Sie brauchen eine in Großbritannien ansässige (oder dort niedergelassene) Responsible Person, bevor Sie das Produkt rechtmäßig auf den britischen Markt bringen können, und diese Person muss über SCPN melden. Manche Marken lösen das, indem sie einen britischen Vertriebspartner als Responsible Person benennen, andere nutzen einen Compliance-Dienstleister, der die britische Vertretung als eigenständige Dienstleistung anbietet. So oder so ist das eine echte Bestellung mit echten Dokumentationspflichten, kein bloßes Häkchen.

Das Umgekehrte gilt ebenso. Eine britische Marke, die zum ersten Mal in die EU verkauft, braucht eine in der EU niedergelassene Responsible Person und eine CPNP-Meldung, selbst wenn das Produkt schon jahrelang unter SCPN in britischen Regalen steht.

Formeländerungen erfordern weiterhin Updates auf beiden Seiten

Wenn Sie ein Konservierungssystem anpassen oder einen Duftstoff austauschen, müssen beide Meldungen aktualisiert werden, nicht nur eine. Es passiert leicht, dass der EU-Eintrag aktualisiert wird und man vergisst, dass der britische Eintrag noch auf die alte Formel verweist, besonders wenn unterschiedliche Personen oder Teams die beiden Seiten betreuen. Eine kurze interne Checkliste, die jede Neuformulierung mit „CPNP aktualisieren" und „SCPN aktualisieren" als zwei getrennten Punkten verknüpft, erspart später viel Verwirrung.

Ein schneller Überblick

Keine der beiden Rollen wurde durch den Brexit abgeschafft, sie wurden einfach verdoppelt. Wenn Ihre Marke nur Zeit und Kosten für einen einzigen europäischen Anmeldeprozess eingeplant hat, lohnt es sich, diesen Plan zu überarbeiten, bevor Ihr nächster Launch beide Märkte betrifft. Cosmetic Comply baut die Unterstützung für Märkte außerhalb Kanadas aus, einschließlich dieser Art von Dual-Market-Mapping. Wer also gerade zwei Responsible Persons von Hand verfolgt, sollte das als Problem im Blick behalten, für das passendes Tooling nachzieht.