Vendre des cosmétiques dans l'UE et au Royaume-Uni après le Brexit

Beaucoup de marques qui notifiaient autrefois une seule fois pour « l'Europe » sont encore surprises d'apprendre qu'un seul dossier ne couvre plus les deux marchés. Le Royaume-Uni et l'UE se sont scindés en deux régimes cosmétiques distincts, chacun avec son propre portail, sa propre exigence de Personne Responsable et son propre dossier produit. Si vous vendez sur les deux marchés, vous gérez deux parcours de conformité en parallèle, et non un seul parcours à portée élargie.

Deux régimes, deux Personnes Responsables

En vertu du règlement (CE) n° 1223/2009, tout produit cosmétique mis sur le marché de l'UE doit avoir une Personne Responsable établie dans l'UE. Cette personne ou société détient le Dossier d'Information sur le Produit (PIF), conserve le Rapport de Sécurité du Produit Cosmétique (CPSR) et constitue le point de contact des autorités en cas de problème. Depuis que le Royaume-Uni a quitté le marché unique européen, une Personne Responsable établie, disons, en Irlande ou en France, ne couvre plus automatiquement les ventes au Royaume-Uni, et une Personne Responsable établie au Royaume-Uni ne couvre plus les ventes dans l'UE.

En pratique, cela signifie :

• Une marque qui vend en France, en Allemagne et au Royaume-Uni a besoin d'une Personne Responsable pour l'UE et d'une Personne Responsable pour le Royaume-Uni. Il peut s'agir de deux sociétés différentes, ou de la même société avec une présence dans les deux territoires, mais le rôle légal doit exister séparément à chaque endroit.
• Chaque Personne Responsable conserve son propre PIF et son propre CPSR pour les produits dont elle est responsable. Ces documents ne sont pas partagés d'un côté à l'autre de la frontière, même si la formule est identique.
• Si votre Personne Responsable pour l'UE est un distributeur ou un service de conformité, disons aux Pays-Bas, et que vous n'avez pas de représentation distincte au Royaume-Uni, vos ventes au Royaume-Uni ne sont techniquement pas représentées, même si le produit lui-même est conforme.

La notification aussi est distincte

Du côté de l'UE, les produits sont notifiés via le CPNP, le Portail de Notification des Produits Cosmétiques. Du côté du Royaume-Uni, la notification passe par l'OPSS via le service Submit Cosmetic Product Notification, généralement abrégé SCPN. Ce sont des systèmes différents, avec des identifiants différents, des champs obligatoires différents, et aucune synchronisation automatique entre eux. Notifier dans le CPNP ne crée pas de dossier au Royaume-Uni, et notifier dans le SCPN ne crée pas de dossier dans l'UE.

Pour une marque qui vend déjà aux deux endroits, cela implique généralement :

1. Confirmer qui est votre Personne Responsable pour l'UE et faire déposer ou transférer la notification CPNP à son nom.
2. Confirmer qui est votre Personne Responsable pour le Royaume-Uni, séparément, et faire déposer la notification SCPN sous son nom.
3. Garder le PIF et le CPSR disponibles des deux côtés, même s'il s'agit de la même formule. Les autorités s'attendent à ce que le dossier soit accessible via leur propre Personne Responsable, et non par l'intermédiaire d'un tiers dans l'autre juridiction.

Ce qui change pour une petite marque basée dans l'UE et nouvelle au Royaume-Uni

Si vous formulez, disons, en Espagne et que vous n'avez jamais vendu qu'en UE, l'expansion vers le Royaume-Uni n'est pas qu'une question d'expédition. Vous avez besoin d'une Personne Responsable établie (ou basée) au Royaume-Uni avant de pouvoir légalement mettre le produit sur le marché britannique, et cette personne doit déposer la notification via le SCPN. Certaines marques règlent cela en nommant un distributeur britannique comme Personne Responsable, d'autres passent par un service de conformité offrant une représentation britannique en service autonome. Dans tous les cas, il s'agit d'une véritable nomination avec de véritables obligations de tenue de dossiers, pas d'une simple case à cocher.

L'inverse s'applique aussi. Une marque britannique qui vend pour la première fois dans l'UE a besoin d'une Personne Responsable établie dans l'UE, et d'une notification CPNP, même si le produit est présent sur les tablettes britanniques depuis des années sous SCPN.

Les modifications de formule nécessitent des mises à jour des deux côtés

Si vous modifiez un système de conservateurs ou changez un parfum, les deux notifications doivent être mises à jour, pas seulement l'une des deux. Il est facile de mettre à jour le dossier de l'UE et d'oublier que le dossier britannique fait toujours référence à l'ancienne formule, surtout si des personnes ou des équipes différentes gèrent chaque côté. Une courte liste de contrôle interne qui relie chaque reformulation à « mettre à jour le CPNP » et « mettre à jour le SCPN » comme deux points distincts évite bien des confusions par la suite.

Un aperçu rapide

Marché	Système de notification	Personne Responsable requise	Dossier produit
UE	CPNP	Oui, établie dans l'UE	PIF + CPSR
Royaume-Uni	SCPN (via l'OPSS)	Oui, établie au Royaume-Uni	Dossier de sécurité produit équivalent

Le Brexit n'a éliminé aucune des deux parties, il les a simplement dédoublées. Si votre marque n'avait budgété du temps et des coûts que pour un seul processus de dépôt européen, il vaut la peine de revoir ce plan avant que votre prochain lancement ne touche les deux marchés. Cosmetic Comply développe actuellement un support pour les marchés hors Canada, y compris ce genre de cartographie à double marché, donc si vous suivez actuellement deux Personnes Responsables à la main, c'est un problème à surveiller en attendant qu'un outil adapté rattrape le retard.