Gérer le MoCRA quand on vend sous plusieurs noms de marque

Disons que vous avez une seule ligne de production, mais trois noms de marque sur le marché : peut-être une ligne principale de soins de la peau, une sous-marque économique vendue chez un détaillant différent, et une entente de marque privée conclue pour la boutique de quelqu'un d'autre. Le MoCRA (Modernization of Cosmetics Regulation Act) ne se soucie pas du nombre de logos que vous imprimez. Il se soucie des installations et des produits. Une fois qu'on voit les choses ainsi, la structure devient beaucoup moins confuse.

L'enregistrement des installations suit le bâtiment, pas la marque

Le MoCRA exige que l'installation où les cosmétiques sont fabriqués ou transformés soit enregistrée auprès de la FDA. Cet enregistrement est lié à l'emplacement physique, pas à une marque en particulier qui en sort. Si vos trois marques proviennent de la même installation de production, vous enregistrez cette installation une seule fois. Vous ne déposez pas trois enregistrements distincts simplement parce que vous avez trois noms de marque.

Là où les gens trébuchent, c'est lorsqu'une marque est fabriquée par un fabricant sous contrat ailleurs. Dans ce cas, l'obligation d'enregistrement de l'installation incombe généralement à celui qui possède ou exploite cette installation, ce qui peut être votre sous-traitant plutôt que vous. Il vaut la peine de confirmer par écrit qui s'occupe de l'enregistrement de l'installation lorsque vous faites appel à une fabrication externe, surtout si vous regroupez plus d'une marque chez le même sous-traitant.

La liste des produits suit le produit, pas l'installation

C'est ici que les choses se multiplient réellement avec le nombre de vos marques. L'exigence de liste de produits du MoCRA s'applique par produit cosmétique, et elle demande des éléments comme les ingrédients du produit et l'installation où il est fabriqué. Si vous vendez la même formule de lotion dans trois flacons différents sous trois noms de marque différents, chacun constitue vraisemblablement une liste distincte parce qu'ils sont commercialisés comme des produits distincts, même si la formule sous-jacente est identique.

Une façon pratique d'y penser :

• Même formule, même marque, formats différents : une seule liste couvre généralement le produit; la taille de l'emballage seule ne crée habituellement pas une nouvelle liste.
• Même formule, réemballée sous un nom de marque différent pour un détaillant différent : traitez cela comme sa propre liste rattachée à cette marque, puisqu'elle est commercialisée et vendue comme un produit distinct.
• Formules réellement différentes selon les marques : chacune a besoin de sa propre liste, peu importe si elles partagent une installation.

La personne responsable peut être une seule entité pour toutes vos marques

Voici la partie qui simplifie réellement les choses. Le MoCRA exige une personne responsable nommée pour la justification de la sécurité et le traitement des événements indésirables, et cette personne responsable peut être une seule entreprise même si elle exploite plusieurs noms de marque destinés aux consommateurs. Vous n'avez pas besoin d'une entité légale distincte par marque simplement pour satisfaire l'exigence de personne responsable. Ce qui compte, c'est que la personne responsable nommée soit véritablement redevable de la sécurité de ce produit précis, et que son nom apparaisse là où requis.

Si votre client de marque privée est techniquement celui qui vend le produit sous son propre nom à ses propres clients, la question de la personne responsable devient toutefois plus spécifique à cet arrangement, et il vaut la peine d'établir contractuellement qui assume ce rôle pour la version de marque privée plutôt que de présumer qu'il vous revient par défaut.

Les exemptions pour petites entreprises s'appliquent par entreprise, à surveiller de près

Le MoCRA prévoit des exemptions d'enregistrement et de liste pour certaines petites entreprises. Si vous exploitez plusieurs marques sous une seule entreprise, le seuil de taille pertinent est généralement évalué au niveau de l'entreprise, pas par marque. Ajouter un deuxième ou un troisième nom de marque ne vous ramène pas dans une catégorie plus petite. Si vous étiez déjà proche du seuil, ajouter du volume grâce à une nouvelle marque est exactement le genre de chose qui peut vous faire dépasser un seuil d'exemption, alors il vaut la peine de réévaluer votre statut chaque fois que vous ajoutez un volume de ventes réel, pas seulement quand vous ajoutez une formule.

La tenue de dossiers des événements indésirables ne devrait pas être cloisonnée par marque

L'obligation de tenue de dossiers des événements indésirables du MoCRA incombe à la personne responsable, et si une seule entreprise est la personne responsable pour les trois marques, il est logique de tenir un seul système de tenue de dossiers cohérent plutôt que trois systèmes déconnectés par marque. Une plainte reçue sous la marque deux pourrait révéler quelque chose de pertinent pour la marque trois si elles partagent un ingrédient ou un fournisseur, et vous voulez que cela soit visible à un seul endroit, pas dispersé dans des boîtes de réception séparées par marque.

Une structure raisonnable à adopter concrètement

1. Enregistrez l'installation (ou confirmez que votre sous-traitant l'a fait).
2. Inscrivez chaque produit distinct séparément, même les variantes de marque réemballées.
3. Déterminez qui est la personne responsable par marque, particulièrement pour les arrangements de marque privée, et mettez-le par écrit.
4. Tenez un seul registre partagé des événements indésirables entre les marques si une seule entreprise se trouve derrière toutes.
5. Réévaluez votre statut d'exemption pour petite entreprise chaque fois que vous ajoutez une marque ou augmentez sensiblement le volume.

Si vous jonglez avec cela entre plusieurs marques et formules, c'est souvent du côté des ingrédients que les choses dérivent discrètement : la même crème de base légèrement reformulée pour la marque deux sans que personne ne mette à jour la piste documentaire. L'outil de dépôt canadien de Cosmetic Comply gère déjà la correspondance des ingrédients aux noms INCI et le contrôle des substances restreintes avec un réviseur humain dans la boucle, et la même approche s'en vient pour les États-Unis, ce qui vaut la peine d'être gardé à l'esprit à mesure que les exigences de liste du MoCRA arrivent à maturité.