Pessoa Responsável vs Deveres do Distribuidor Segundo o Regulamento 1223/2009

Uma proprietária de marca me escreveu no mês passado convencida de que o importador na UE estava “cuidando de tudo”. Descobriu-se que o importador achava que a fundadora da marca, baseada nos EUA, era a Pessoa Responsável. Ninguém tinha realmente arquivado um PIF, ninguém tinha um CPSR assinado, e o produto já estava nas prateleiras na Alemanha havia quatro meses. Essa é exatamente a confusão que o Regulamento (CE) n.º 1223/2009 tenta evitar ao nomear papéis específicos com deveres específicos, e vale a pena saber qual desses papéis você ocupa antes de enviar uma única unidade.

A Pessoa Responsável carrega o peso

Segundo o 1223/2009, todo produto cosmético colocado no mercado da UE precisa de uma Pessoa Responsável (PR), e essa PR tem de estar estabelecida dentro da UE. Isso não é uma formalidade. A PR é a entidade que as autoridades procuram primeiro se algo der errado, e a lista de deveres é longa:

• Notificar o produto pelo portal CPNP antes de colocá-lo à venda
• Manter um Dossiê de Informação do Produto (PIF) disponível, incluindo a fórmula, o método de fabricação e a rotulagem
• Manter um Relatório de Segurança do Produto Cosmético (CPSR) assinado por um avaliador de segurança qualificado
• Monitorar o produto depois de lançado no mercado e agir diante de efeitos indesejáveis graves
• Garantir que o rótulo atenda a todas as exigências de rotulagem da UE, incluindo a lista obrigatória de alérgenos

Se sua marca está sediada fora da UE, você não pode ser sua própria PR a menos que tenha um estabelecimento genuíno na UE. É preciso nomear alguém para isso, seja uma subsidiária, um distribuidor disposto a assumir o papel, ou um serviço terceirizado de PR.

O que um distribuidor realmente deve

Um distribuidor tem um papel diferente e mais restrito. Na legislação de cosméticos da UE, distribuir significa disponibilizar um produto no mercado sem ser o fabricante nem o importador. As obrigações de um distribuidor puro são mais leves:

• Verificar se há um rótulo presente e legível antes de disponibilizar o produto
• Verificar se as exigências de idioma do Estado-membro estão cumpridas
• Verificar se as informações obrigatórias (nome da PR, lista de ingredientes, data de durabilidade mínima quando aplicável) realmente aparecem na embalagem
• Não distribuir um produto após o vencimento, e não alterá-lo de forma que possa comprometer a conformidade

Fundamentalmente, um distribuidor não responde pelo CPSR, pelo PIF, nem pela notificação no CPNP. Ele está verificando se outra pessoa já fez esse trabalho, não fazendo esse trabalho ele mesmo.

Onde a linha fica turva

Aqui está a armadilha. Se um distribuidor faz algo que muda como o produto é comercializado, como traduzir o rótulo por conta própria, reembalar sob sua própria marca, ou alterá-lo de forma que possa afetar a conformidade com o regulamento, a legislação da UE passa a tratá-lo como alguém que assumiu as obrigações de PR para aquele produto. Acordos de marca própria (private label e white label) são um lugar clássico onde isso acontece. Um varejista compra o produto a granel, coloca seu próprio nome no pote, e de repente pode ser a PR, quer tenha planejado isso ou não.

O mesmo se aplica a importadores paralelos que reformatam a embalagem para um novo mercado. No momento em que você deixa de apenas repassar o produto sem alterações, pergunte-se se entrou em território de PR.

Uma forma rápida de saber onde você está

Por que isso importa antes do lançamento, não depois

Errar nisso não é apenas um problema de papelada. Se um produto é recolhido ou uma autoridade pede o PIF e ninguém consegue apresentá-lo, a entidade que legalmente ocupa o papel de PR é quem enfrenta a ação de fiscalização, não quem por acaso for mais fácil de encontrar. Marcas pequenas às vezes presumem que seu parceiro de logística sediado na UE está silenciosamente atuando como PR. Pergunte diretamente a eles e peça isso por escrito. De qualquer forma, o nome deveria constar no rótulo, já que o nome e o endereço da PR são elementos obrigatórios de rotulagem.

Se você está se expandindo para a UE e ainda está definindo quem ocupa qual papel, vale a pena mapear toda a sua cadeia de distribuição contra essa lista antes de arquivar qualquer coisa. A Cosmetic Comply hoje é voltada para a notificação e triagem de ingredientes no mercado canadense, com suporte para a UE em desenvolvimento, mas a questão de PR versus distribuidor é algo que você vai querer resolver com seu próprio advogado ou um serviço dedicado de PR, independentemente de qual ferramenta cuida das suas notificações.