Verantwortliche Person vs. Pflichten des Vertreibers nach 1223/2009

Ein Markeninhaber hat mir letzten Monat geschrieben, überzeugt davon, dass sein EU-Importeur sich um „alles" kümmere. Es stellte sich heraus, dass der Importeur dachte, der in den USA ansässige Gründer der Marke sei die Verantwortliche Person. Niemand hatte tatsächlich ein PIF angelegt, niemand hatte einen unterzeichneten CPSR, und das Produkt stand seit vier Monaten in den Regalen in Deutschland. Genau diese Verwirrung will die Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 verhindern, indem sie klar benannte Rollen mit klar benannten Pflichten festlegt. Es lohnt sich, zu wissen, welche Rolle man selbst innehat, bevor man auch nur eine einzige Einheit verschickt.

Die Verantwortliche Person trägt die Hauptlast

Nach 1223/2009 muss jedes auf dem EU-Markt bereitgestellte kosmetische Mittel eine Verantwortliche Person (Responsible Person, RP) haben, und diese RP muss innerhalb der EU niedergelassen sein. Das ist keine Formalität. Die RP ist die Stelle, an die sich die Behörden zuerst wenden, wenn etwas schiefgeht, und ihre Aufgabenliste ist lang:

• Das Produkt vor dem Verkauf über das CPNP-Portal notifizieren
• Eine Produktinformationsdatei (Product Information File, PIF) bereithalten, einschließlich Rezeptur, Herstellungsverfahren und Kennzeichnung
• Einen von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter unterzeichneten Kosmetischen Sicherheitsbericht (Cosmetic Product Safety Report, CPSR) vorhalten
• Das Produkt nach der Markteinführung überwachen und bei schwerwiegenden unerwünschten Wirkungen handeln
• Sicherstellen, dass die Kennzeichnung jede EU-Kennzeichnungsvorschrift erfüllt, einschließlich der verpflichtenden Allergenliste

Wenn Ihre Marke außerhalb der EU ansässig ist, können Sie nicht Ihre eigene RP sein, es sei denn, Sie verfügen über eine echte Niederlassung in der EU. Sie müssen eine benennen, sei es eine Tochtergesellschaft, ein Vertreiber, der bereit ist, die Rolle zu übernehmen, oder ein spezialisierter RP-Dienstleister.

Was ein Vertreiber tatsächlich schuldet

Ein Vertreiber ist eine andere, engere Rolle. Im EU-Kosmetikrecht bedeutet Vertrieb, ein Produkt auf dem Markt bereitzustellen, ohne Hersteller oder Importeur zu sein. Die Pflichten eines reinen Vertreibers sind leichter:

• Prüfen, dass eine Kennzeichnung vorhanden und lesbar ist, bevor das Produkt bereitgestellt wird
• Prüfen, dass die Sprachanforderungen des jeweiligen Mitgliedstaats erfüllt sind
• Prüfen, dass die verpflichtenden Angaben (Name der RP, Zutatenliste, gegebenenfalls Mindesthaltbarkeitsdatum) tatsächlich auf der Verpackung erscheinen
• Kein Produkt nach Ablauf seines Verfallsdatums vertreiben und es nicht so verändern, dass die Konformität beeinträchtigt werden könnte

Entscheidend ist: Ein Vertreiber haftet nicht für den CPSR, das PIF oder die CPNP-Notifizierung. Er prüft, ob jemand anderes diese Arbeit bereits erledigt hat, er erledigt sie nicht selbst.

Wo die Grenze verschwimmt

Hier liegt die Falle. Wenn ein Vertreiber etwas tut, das die Vermarktung des Produkts verändert, etwa das Etikett selbst übersetzt, das Produkt unter eigener Marke umverpackt oder es so verändert, dass die Konformität mit der Verordnung betroffen sein könnte, behandelt das EU-Recht ihn so, als übernähme er für dieses Produkt die Pflichten der RP. Private-Label- und White-Label-Vereinbarungen sind ein klassischer Fall, in dem das passiert. Ein Händler kauft Massenware, klebt seinen eigenen Namen auf das Glas, und plötzlich ist er womöglich die RP, ob er das geplant hatte oder nicht.

Dasselbe gilt für Parallelimporteure, die die Verpackung für einen neuen Markt umgestalten. In dem Moment, in dem Sie das Produkt nicht mehr nur unverändert weiterreichen, sollten Sie sich fragen, ob Sie in RP-Territorium vorgedrungen sind.

Ein schneller Test, wo Sie stehen

Warum das vor dem Launch zählt, nicht danach

Das falsch zu machen ist nicht nur ein Papierkramproblem. Wenn ein Produkt zurückgerufen wird oder eine Behörde das PIF anfordert und niemand es vorlegen kann, gerät die Stelle, die rechtlich die Rolle der RP innehat, ins Visier der Durchsetzungsmaßnahmen, nicht wer auch immer gerade am leichtesten zu finden ist. Kleine Marken gehen manchmal davon aus, dass ihr EU-ansässiger Fulfillment-Partner stillschweigend als RP fungiert. Fragen Sie direkt nach und lassen Sie es sich schriftlich geben. Es sollte ohnehin auf dem Etikett stehen, da Name und Adresse der RP verpflichtende Kennzeichnungselemente sind.

Wenn Sie in die EU expandieren und noch klären, wer welche Rolle innehat, lohnt es sich, Ihre gesamte Vertriebskette gegen diese Liste zu prüfen, bevor Sie irgendetwas einreichen. Cosmetic Comply ist heute auf die Notifizierungs- und Inhaltsstoffprüfungsseite dieses Prozesses für den kanadischen Markt ausgelegt, mit EU-Unterstützung in Entwicklung, aber die Frage RP versus Vertreiber sollten Sie unabhängig davon, welches Tool Ihre Einreichungen abwickelt, mit Ihrem eigenen Rechtsberater oder einem spezialisierten RP-Dienst klären.