Personne responsable ou distributeur : les obligations selon le règlement 1223/2009

Une propriétaire de marque m'a écrit le mois dernier, convaincue que son importateur dans l'UE « s'occupait de tout ». Il s'est avéré que l'importateur pensait que la fondatrice de la marque, basée aux États-Unis, était la personne responsable. Personne n'avait réellement déposé de dossier d'information sur le produit (DIP), personne ne détenait de rapport sur la sécurité du produit cosmétique (RSPC) signé, et le produit était en vente en Allemagne depuis quatre mois. C'est exactement le genre de confusion que le règlement (CE) n° 1223/2009 cherche à éviter en attribuant des rôles précis à des obligations précises. Autant savoir lequel de ces rôles vous occupez avant d'expédier la moindre unité.

La personne responsable porte le poids principal

Selon le règlement 1223/2009, tout produit cosmétique mis sur le marché de l'UE doit avoir une personne responsable (PR), et cette PR doit être établie dans l'UE. Ce n'est pas une simple formalité. La PR est l'entité vers laquelle les autorités se tournent en premier lieu en cas de problème, et sa liste de tâches est longue :

• Notifier le produit via le portail CPNP avant sa mise en vente
• Tenir à jour un dossier d'information sur le produit (DIP), incluant la formule, la méthode de fabrication et l'étiquetage
• Détenir un rapport sur la sécurité du produit cosmétique (RSPC) signé par un évaluateur de la sécurité qualifié
• Surveiller le produit une fois sur le marché et agir en cas d'effets indésirables graves
• S'assurer que l'étiquette respecte toutes les exigences d'étiquetage de l'UE, y compris la liste obligatoire des allergènes

Si votre marque est basée hors de l'UE, vous ne pouvez pas être votre propre PR à moins d'avoir un véritable établissement dans l'UE. Vous devez en désigner une, qu'il s'agisse d'une filiale, d'un distributeur prêt à assumer ce rôle, ou d'un service de PR tiers.

Ce que doit réellement un distributeur

Un distributeur occupe un rôle différent, plus restreint. En droit cosmétique européen, distribuer signifie mettre un produit à disposition sur le marché sans en être le fabricant ni l'importateur. Les obligations d'un simple distributeur sont plus légères :

• Vérifier qu'une étiquette est présente et lisible avant de mettre le produit à disposition
• Vérifier que les exigences linguistiques de l'État membre sont respectées
• Vérifier que l'information obligatoire (nom de la PR, liste des ingrédients, date de durabilité minimale le cas échéant) figure bien sur l'emballage
• Ne pas distribuer un produit après sa date de péremption, et ne pas le modifier d'une façon qui pourrait compromettre la conformité

Fait crucial, un distributeur n'est pas responsable du RSPC, du DIP ni de la notification CPNP. Il vérifie que quelqu'un d'autre a déjà fait ce travail, il ne le fait pas lui-même.

Là où la frontière devient floue

Voici le piège. Si un distributeur fait quelque chose qui change la façon dont le produit est commercialisé, comme traduire lui-même l'étiquette, le reconditionner sous sa propre marque, ou le modifier d'une manière qui pourrait affecter la conformité au règlement, le droit de l'UE le considère comme assumant les obligations de PR pour ce produit. Les arrangements de marque de distributeur et de marque blanche sont un terrain classique où cela se produit. Un détaillant achète un produit en vrac, colle son propre nom sur le pot, et se retrouve soudainement PR, qu'il l'ait prévu ou non.

Le même principe s'applique aux importateurs parallèles qui reformatent l'emballage pour un nouveau marché. Dès que vous ne faites plus que transmettre le produit tel quel, demandez-vous si vous n'avez pas basculé en territoire de PR.

Un moyen rapide de savoir où vous en êtes

Question	Si oui, vous êtes probablement...
Signez-vous le RSPC ou commandez-vous l'évaluation de la sécurité ?	Personne responsable
Contrôlez-vous le contenu de la notification CPNP ?	Personne responsable
Vous contentez-vous de vérifier l'étiquette et de transmettre le produit inchangé ?	Distributeur
Réétiquetez-vous, reconditionnez-vous ou renommez-vous le produit ?	Vous assumez probablement des obligations de PR
Êtes-vous établi hors de l'UE sans entité juridique dans l'UE ?	Vous devez désigner une PR, vous ne pouvez pas l'être

Pourquoi cela compte avant le lancement, pas après

Se tromper sur ce point n'est pas qu'un problème administratif. Si un produit est rappelé ou qu'une autorité demande le DIP et que personne ne peut le produire, c'est l'entité détenant légalement le rôle de PR qui fait face aux mesures d'application, pas celle qui se trouve être la plus facile à joindre. Les petites marques supposent parfois que leur partenaire logistique basé dans l'UE agit discrètement comme PR. Demandez-le-leur directement et obtenez une confirmation par écrit. Cela devrait de toute façon figurer sur l'étiquette, puisque le nom et l'adresse de la PR sont des éléments d'étiquetage obligatoires.

Si vous vous développez dans l'UE et que vous êtes encore en train de déterminer qui occupe quel rôle, il vaut la peine de cartographier toute votre chaîne de distribution par rapport à cette liste avant de déposer quoi que ce soit. Cosmetic Comply est aujourd'hui conçu pour le volet notification et évaluation des ingrédients de ce processus pour le marché canadien, avec un support pour l'UE en développement, mais la question PR contre distributeur est une question que vous voudrez régler avec votre propre conseiller juridique ou un service de PR dédié, quel que soit l'outil qui gère vos dépôts.