Ihre INCI-Liste sauber mit den Rezepturprozenten abgleichen

Jede Meldung, die ich zur Klärung zurückgeschickt bekommen habe, hatte dieselbe Grundursache: Das Chargenblatt und die INCI-Deklaration erzählten zwei verschiedene Geschichten. Nicht, weil der Hersteller unsorgfältig gearbeitet hätte, sondern weil ein Chargenblatt und eine INCI-Liste für unterschiedliche Zwecke gemacht sind, und beim Übersetzen des einen in das andere gibt es ein paar Stellen, an denen sich Fehler gerne verstecken.

Das Chargenblatt spricht in Gramm, die INCI-Liste spricht in Namen

Ihr Produktionsblatt listet Zutaten wahrscheinlich unter Handelsnamen, mit Gewichtsangaben oder in Gruppierungen wie „Phase A / Phase B" auf, weil Sie so tatsächlich abmessen und mischen. Eine INCI-Deklaration braucht standardisierte Zutatennamen in absteigender Konzentrationsreihenfolge (mit einigen Ausnahmen für Nebenbestandteile, je nach Markt). Das eine in das andere zu überführen bedeutet, dass drei getrennte Umwandlungen gleichzeitig stimmen müssen: Handelsname zu INCI-Name, Gewicht zu Prozentsatz, und gruppierte Phasen zu einer einzigen flachen Liste.

Beginnen Sie damit, jede Mischung aufzuschlüsseln

Hier passieren die meisten Abgleichfehler. Wenn Ihre Rezeptur eine Lieferantenmischung enthält, etwa ein Konservierungssystem oder ein Emulgierwachs, besteht diese Mischung selbst aus mehreren INCI-Zutaten. Sie können nicht „Konservierungsmischung XYZ" in einer Meldung deklarieren. Sie brauchen die einzelnen Bestandteile.

Angenommen, Sie verwenden 1 % einer Konservierungsmischung, die laut Lieferantendokumentation zu 60 % aus Phenoxyethanol und zu 40 % aus Ethylhexylglycerin besteht. Die tatsächlichen Konzentrationen in Ihrem fertigen Produkt sind:

• Phenoxyethanol: 1 % x 60 % = 0,6 %
• Ethylhexylglycerin: 1 % x 40 % = 0,4 %

Machen Sie das für jede Mischung, bevor Sie irgendetwas anderes abgleichen. Wenn Sie diesen Schritt überspringen und die Mischung mit ihrem gesamten 1 % unter einem einzigen Zutatennamen deklarieren, gehen Ihre Prozentzahlen nicht auf, und ein Prüfer wird das bemerken.

Erstellen Sie eine einzige Abgleichtabelle

Sobald jede Mischung aufgeschlüsselt ist, legen Sie das Ganze in einer Tabelle mit vier Spalten an: Handelsname (falls vorhanden), INCI-Name, Gewicht in der Charge und Prozent des Gesamtchargengewichts. Das ist beim ersten Mal mühsam zu erstellen, fängt aber fast alle Fehler ab.

Beachten Sie die Zeile mit dem Duftöl. Ein einzelnes Duftstoffprodukt entspricht fast immer mehreren INCI-Einträgen, sobald das Basis-Parfum und alle deklarationspflichtigen Allergene aufgeschlüsselt sind. Das ist eine eigene Aufschlüsselung, ähnlich im Prinzip wie die Mischungsaufschlüsselung oben.

Gleichen Sie die Summen ab, bevor Sie irgendetwas einreichen

Addieren Sie Ihre Prozentspalte. Sie sollte, kleine Rundungen eingerechnet, bei 100 % landen. Wenn nicht, stimmt meist eines von wenigen Dingen nicht:

1. Eine Doppelzählung. Eine Zutat erscheint einmal unter ihrem Handelsnamen und noch einmal unter ihrem INCI-Namen, weil sie bei der Umwandlung zweimal eingetragen wurde.
2. Eine übersehene Nebenzutat. Etwas Kleines, wie ein Chelatbildner mit 0,1 %, wurde in der Übersichtsansicht des Chargenblatts weggelassen, obwohl es in der tatsächlichen Rezeptur enthalten ist.
3. Eine Phasensumme, die nicht mit der Gesamtcharge übereinstimmt. Wenn Ihr Chargenblatt Phase A und Phase B getrennt aufführt, stellen Sie sicher, dass deren Summe Ihrem Gesamtchargengewicht entspricht, einschließlich verdunsteten Wassers, das Sie eigentlich nicht mitzählen sollen.

Nicht nur die Mengen zählen, auch die Reihenfolge

Sobald Ihre Prozentzahlen aufgehen, prüfen Sie, ob Sie die Zutaten in absteigender Konzentrationsreihenfolge aufgeführt haben, nicht in der Reihenfolge, in der sie auf Ihrem Produktionsblatt erscheinen. Ein Chargenblatt listet Zutaten häufig in der Reihenfolge auf, in der sie beim Mischen zugegeben werden, was selten mit der absteigenden Konzentration übereinstimmt. Ein Prüfer, der Ihre Deklaration gegen eine unsortierte Rezeptur prüft, wird annehmen, dass etwas anderes nicht stimmt, selbst wenn die Prozentzahlen in Ordnung sind.

Bewahren Sie die Abgleichtabelle auf, nicht nur das Ergebnis

Bewahren Sie diese vierspaltige Tabelle zusammen mit Ihrer Rezepturdokumentation auf. Wenn Sie die Rezeptur später anpassen, eine kleine Änderung an einer Zutat, wollen Sie die Rechnung neu durchführen, statt zu raten, was sich geändert hat. Das ist auch nützlich, wenn eine Aufsichtsbehörde oder ein Einkäufer im Handel von Ihnen verlangt, die Konzentration einer bestimmten Zutat zu belegen.

Genau diese mühsame, aber entscheidende Abgleicharbeit automatisiert Cosmetic Comply: Das Tool nimmt Ihre Zutatenliste, gleicht jeden Eintrag mit seinem INCI-Namen und seiner CAS-Nummer ab, schlüsselt Lieferantenmischungen in ihre echten Bestandteile auf und führt die Prozentzahlen konsequent durch, sodass die Zahlen tatsächlich aufgehen, bevor irgendetwas eingereicht wird.