As Marcas Britânicas Ainda Precisam de uma Pessoa Responsável na UE

Ainda ouço de marcas britânicas que presumem que, por já terem resolvido a notificação OPSS para o mercado doméstico, também estão cobertas para vendas na UE. Não estão, e a confusão geralmente vem do fato de que, antes do Brexit, uma única notificação cobria os dois mercados. Isso não é mais verdade, e tratar o Reino Unido e a UE como uma única zona regulatória é a forma mais rápida de acabar com um produto nas prateleiras da UE que, na prática, não está em conformidade ali.

O que mudou e por que isso importa

Antes do Brexit, o Reino Unido operava dentro da estrutura cosmética da UE, o Regulamento (CE) nº 1223/2009, com notificação válida em toda a UE por meio do portal CPNP e uma Pessoa Responsável que podia estar baseada em qualquer lugar da UE, incluindo o Reino Unido. Depois que o Reino Unido saiu, ele construiu seu próprio sistema separado, o serviço OPSS Submit Cosmetic Product Notification (SCPN), e o lado da UE manteve suas próprias regras exatamente como estavam, só que sem o Reino Unido dentro delas.

O resultado prático é que o Reino Unido e a UE agora são duas jurisdições regulatórias separadas para cosméticos, cada uma exigindo sua própria notificação e, o que é fundamental, cada uma exigindo uma Pessoa Responsável estabelecida dentro daquela jurisdição. Uma Pessoa Responsável baseada no Reino Unido satisfaz a exigência do OPSS para vendas no Reino Unido. Ela não satisfaz a exigência da UE para vendas na UE, porque a regra da UE exige especificamente que a Pessoa Responsável esteja estabelecida na UE.

O que uma Pessoa Responsável na UE realmente faz

Não é um título apenas para carimbar formulários. A Pessoa Responsável, sob o Regulamento 1223/2009 da UE, carrega obrigações reais e contínuas:

• Garantir que o produto esteja em conformidade com o regulamento antes de ser colocado no mercado da UE
• Manter um Arquivo de Informação do Produto (PIF, Product Information File) acessível às autoridades
• Manter um Relatório de Segurança do Produto Cosmético (CPSR, Cosmetic Product Safety Report), assinado por um avaliador de segurança qualificado
• Notificar o produto por meio do portal CPNP
• Atuar como ponto de contato para as autoridades de fiscalização de mercado da UE e cooperar com qualquer investigação ou recall

Como essa função carrega exposição legal, uma Pessoa Responsável na UE precisa ser uma entidade de fato estabelecida dentro da UE. Uma empresa britânica, por mais bem estruturada que esteja no mercado doméstico, não atende a esse critério sozinha.

Suas opções práticas como marca britânica vendendo para a UE

• Estabelecer uma entidade na UE. Algumas marcas britânicas maiores criam uma subsidiária ou afiliada na UE que assume formalmente o papel de Pessoa Responsável. Isso exige mais esforço, mas dá controle direto.
• Contratar um serviço terceirizado de Pessoa Responsável. Muitas marcas britânicas, especialmente as menores, contratam um serviço de Pessoa Responsável baseado na UE que cuida da notificação no CPNP e mantém o PIF em nome delas. Esse é o caminho mais comum para fabricantes sem operações próprias na UE.
• Vender exclusivamente por meio de um distribuidor baseado na UE que assume a função. Em alguns acordos, um distribuidor já estabelecido na UE concorda em atuar como Pessoa Responsável. Isso transfere a obrigação, mas também parte do controle, então leia esse tipo de acordo com atenção.

Lado a lado: agora são dois sistemas separados

O erro que custa mais caro

A versão mais cara desse erro não é a ignorância, é presumir que sua estrutura no Reino Unido "provavelmente já cobre isso" e descobrir o contrário depois que o produto já está nas prateleiras da UE ou em um depósito baseado na UE. As autoridades de fiscalização de mercado na UE não vão aceitar um arranjo de Pessoa Responsável exclusivo do Reino Unido como satisfazendo a exigência da UE, porque, estruturalmente, ele não satisfaz, o ponto central da exigência é justamente o estabelecimento na UE.

Se você é um fabricante britânico com ambições na UE, resolva o seu arranjo de Pessoa Responsável na UE antes da sua primeira venda ali, não depois que um distribuidor pedir seu número de registro CPNP e você não tiver nenhum.

Onde a Cosmetic Comply se encaixa hoje

No momento, o envio de notificações da Cosmetic Comply está ativo para o Canadá, com Estados Unidos, União Europeia e Austrália a caminho, então, se a notificação na UE em si ainda não é algo que possamos enviar por você, o mapeamento de ingredientes e a avaliação de substâncias restritas funcionam da mesma forma entre os mercados, o que ainda pode economizar tempo de verdade quando você estiver reunindo os dados de ingredientes que a sua Pessoa Responsável na UE vai precisar para o PIF e o CPSR.

Dois mercados, duas Pessoas Responsáveis, sem mais atalhos entre eles.