Brauchen britische Marken weiterhin eine EU-Verantwortliche Person

Ich höre immer noch von britischen Marken, die annehmen, weil ihre OPSS-Meldung für den heimischen Markt geregelt ist, seien sie auch für EU-Verkäufe abgedeckt. Sind sie nicht, und die Verwirrung entsteht meist daraus, dass vor dem Brexit eine einzige Meldung beides erledigte. Das stimmt nicht mehr, und das Vereinigte Königreich und die EU als eine einzige regulatorische Zone zu behandeln, ist der schnellste Weg, um am Ende Produkte in EU-Regalen zu haben, die dort tatsächlich nicht konform sind.

Was sich geändert hat und warum es wichtig ist

Vor dem Brexit operierte das Vereinigte Königreich innerhalb des EU-Kosmetikrahmens, der Verordnung (EG) Nr. 1223/2009, mit EU-weiter Meldung über das CPNP-Portal und einer Verantwortlichen Person, die überall in der EU ansässig sein konnte, einschließlich des Vereinigten Königreichs. Nach dem Austritt baute das UK ein eigenes, separates System auf, den OPSS Submit Cosmetic Product Notification-Dienst, und die EU-Seite behielt ihre eigenen Regeln exakt bei, nur ohne das UK darin.

Das praktische Ergebnis ist, dass das UK und die EU nun zwei getrennte regulatorische Jurisdiktionen für Kosmetik sind, jede mit eigener Meldung, und entscheidend, jede mit einer eigenen, in dieser Jurisdiktion ansässigen Verantwortlichen Person. Eine im UK ansässige Verantwortliche Person erfüllt die OPSS-Anforderung für UK-Verkäufe. Sie erfüllt nicht die EU-Anforderung für EU-Verkäufe, denn die EU-Regel verlangt ausdrücklich, dass die Verantwortliche Person in der EU niedergelassen ist.

Was eine EU-Verantwortliche Person tatsächlich tut

Das ist kein reiner Stempeltitel. Die Verantwortliche Person nach der EU-Verordnung 1223/2009 trägt echte, laufende Pflichten:

• Sicherstellen, dass das Produkt vor dem Inverkehrbringen auf dem EU-Markt der Verordnung entspricht
• Führen einer Produktinformationsdatei (Product Information File, PIF), zugänglich für Behörden
• Vorhalten eines Sicherheitsberichts für kosmetische Mittel (Cosmetic Product Safety Report, CPSR), abgezeichnet von einem qualifizierten Sicherheitsbewerter
• Meldung des Produkts über das CPNP-Portal
• Fungieren als Ansprechpartner für die Marktüberwachungsbehörden der EU und Zusammenarbeit bei jeder Untersuchung oder jedem Rückruf

Da diese Rolle rechtliche Haftung mit sich bringt, muss eine EU-Verantwortliche Person eine tatsächlich in der EU niedergelassene Einheit sein. Ein britisches Unternehmen, so gut es auch im Inland aufgestellt ist, erfüllt diese Hürde nicht allein.

Ihre praktischen Optionen als britische Marke mit EU-Verkäufen

• Eine EU-Einheit gründen. Manche größere britische Marken gründen eine EU-Tochtergesellschaft oder -Niederlassung, die formal die Rolle der Verantwortlichen Person übernimmt. Das ist aufwendiger, gibt Ihnen aber direkte Kontrolle.
• Einen Drittanbieter-Dienst für die Verantwortliche Person beauftragen. Viele britische Marken, besonders kleinere, beauftragen einen in der EU ansässigen Dienst für die Verantwortliche Person, der die CPNP-Meldung übernimmt und die PIF in ihrem Namen führt. Das ist der gängigere Weg für Hersteller ohne eigene EU-Präsenz.
• Ausschließlich über einen EU-ansässigen Distributor verkaufen, der die Rolle übernimmt. Bei manchen Vereinbarungen erklärt sich ein bereits in der EU niedergelassener Distributor bereit, als Verantwortliche Person zu fungieren. Das verlagert die Pflicht, aber auch etwas Kontrolle, lesen Sie diese Vereinbarung also sorgfältig.

Nebeneinander: jetzt zwei getrennte Systeme

Der Fehler, der am teuersten wird

Die teuerste Variante dieses Fehlers ist nicht Unwissenheit, sondern die Annahme, die eigene UK-Struktur "deckt das wohl ab", und erst das Gegenteil festzustellen, wenn das Produkt bereits in EU-Regalen oder einem EU-Lager steht. Marktüberwachungsbehörden in der EU werden eine nur im UK ansässige Verantwortliche-Person-Regelung nicht als Erfüllung der EU-Anforderung akzeptieren, weil sie es strukturell nicht ist, der ganze Sinn der Anforderung ist die Niederlassung in der EU.

Wenn Sie ein britischer Hersteller mit EU-Ambitionen sind, klären Sie Ihre EU-Verantwortliche-Person-Regelung, bevor Ihr erster EU-Verkauf stattfindet, nicht nachdem ein Distributor nach Ihrer CPNP-Registrierungsnummer fragt und Sie keine haben.

Wo Cosmetic Comply heute ansetzt

Aktuell ist die Meldungseinreichung von Cosmetic Comply für Kanada live, mit USA, EU und Australien auf dem Weg. Auch wenn wir die EU-Meldung selbst noch nicht für Sie einreichen können, funktioniert die Inhaltsstoff-Zuordnung und die Prüfung auf eingeschränkte Stoffe marktübergreifend gleich, was trotzdem echte Zeit sparen kann, wenn Sie die Zutatendaten zusammenstellen, die Ihre EU-Verantwortliche Person für die PIF und den CPSR benötigt.

Zwei Märkte, zwei Verantwortliche Personen, keine Abkürzungen mehr dazwischen.