Die INCI-Bezeichnung finden, wenn der Lieferant nur einen Handelsnamen angegeben hat

Sie haben „SilkTouch 500“ bei einem Lieferanten gekauft, es fühlt sich in Ihrer Lotion großartig an, und jetzt starren Sie auf ein Meldeformular, das INCI-Namen verlangt. SilkTouch 500 ist keine INCI-Bezeichnung. Sie kommt Ihrer Meldung nicht einmal nahe. Und das passiert ständig, besonders bei kleineren Lieferanten, die Mischungen und Spezialwirkstoffe unter Markennamen verkaufen, weil das auf einem Produktdatenblatt einfach besser klingt.

Handelsnamen existieren, um Ihnen das Produkt zu verkaufen. Meldungen laufen über INCI-Namen und idealerweise CAS-Nummern. Das eine muss in das andere umgewandelt werden, bevor überhaupt etwas gemeldet werden kann.

Beginnen Sie mit dem, was der Lieferant Ihnen bereits geschickt hat

Bevor Sie um weitere Unterlagen bitten, prüfen Sie zuerst, was schon in Ihrem Posteingang liegt. Die meisten Lieferanten schicken bei einer Bestellung mindestens eines der folgenden Dokumente:

• Ein Analysenzertifikat (Certificate of Analysis, CoA)
• Ein Sicherheitsdatenblatt (SDS)
• Ein technisches Datenblatt (TDS)
• Ein Produktspezifikationsblatt

Das SDS ist die beste Wahl. Abschnitt 3 eines korrekt formatierten SDS listet die Zusammensetzung auf, und genau dort tauchen üblicherweise INCI-Namen oder CAS-Nummern für gefahrenrelevante Komponenten auf. Der Haken: Der Zusammensetzungsabschnitt eines SDS listet oft nur Komponenten oberhalb bestimmter Gefahrenschwellen auf, sodass eine völlig unbedenkliche Mischung in Abschnitt 3 fast nichts zeigt, obwohl sie fünf Inhaltsstoffe enthält.

Die E-Mail, die tatsächlich eine Antwort bekommt

Wenn das, was Sie haben, nicht ausreicht, fragen Sie direkt und konkret nach. Vage Anfragen bekommen vage Antworten. Versuchen Sie es mit etwas wie:

„Wir bereiten eine behördliche Meldung für ein Produkt mit [Handelsname] vor. Könnten Sie uns die vollständige INCI-Deklaration für diesen Inhaltsstoff zusenden, einschließlich der Prozentbereiche für jede Komponente, falls es sich um eine Mischung handelt? Wir würden uns auch über die CAS-Nummer(n) freuen, falls verfügbar.“

Beachten Sie, dass hier gleich drei Dinge auf einmal erfragt werden: die INCI-Liste, die prozentuale Aufschlüsselung und die CAS-Nummern. Lieferanten, die regelmäßig mit behördlichen Anfragen zu tun haben, haben das meist schon vorliegen und können es noch am selben Tag schicken. Zögern sie oder sagen, sie könnten das nicht weitergeben, ist das ebenfalls eine nützliche Information, es könnte bedeuten, dass die Mischung proprietär ist und sie befürchten, dass Sie die Rezeptur zurückentwickeln könnten.

Wenn die Antwort lautet: „Wir können die genauen Verhältnisse nicht offenlegen“

Das kommt bei proprietären Mischungen vor. Der Lieferant gibt dann oft die vollständige INCI-Liste in absteigender Reihenfolge an, ohne exakte Prozentangaben, geschützt als Geschäftsgeheimnis. Für eine Meldung, die Konzentrationsbereiche akzeptiert, reicht das meist aus, aber Sie müssen Ihr eigenes maximales Einsatzniveau dieser Mischung kennen, um den Bereich für jede Komponente zu berechnen.

Hier ist die Rechnung, über die viele stolpern: Wird Ihre Mischung mit 2 % Ihrer Gesamtrezeptur eingesetzt, und die Mischung selbst besteht zu 40 % aus Glycerin, 30 % Aqua, 20 % Sodium Hyaluronate und 10 % einem Konservierungssystem, dann ist Sodium Hyaluronate nicht 20 % Ihres Produkts. Es sind 20 % der 2 %, also 0,4 %. Multiplizieren Sie den Komponentenanteil mit Ihrem Einsatzniveau der Mischung, um die tatsächliche Konzentration im Fertigprodukt zu erhalten. Diesen Schritt zu überspringen, ist einer der häufigsten Fehler bei selbst durchgeführten Meldungen, weil Menschen entweder die internen Prozentsätze der Mischung so melden, als wären sie Fertigprodukt-Prozentsätze, oder nur den Namen der Mischung angeben und der Rest verloren geht.

Eine schnelle Übersicht, wonach Sie fragen sollten

Was mit botanischen Extrakten zu tun ist, die keine CAS-Nummer haben

Nicht jeder Inhaltsstoff hat eine saubere CAS-Nummer. Manche botanischen Extrakte haben tatsächlich keine, weil sie komplexe natürliche Gemische sind statt einzelner definierter Substanzen. Sagt Ihnen ein Lieferant, es gebe keine CAS-Nummer für seinen Ringelblumenextrakt, ist das plausibel und für sich genommen kein Warnsignal. Wichtiger ist dort, die korrekte INCI-Bezeichnung zu bekommen (Artname plus Pflanzenteil plus Extraktart), statt einer Nummer hinterherzujagen, die es womöglich gar nicht gibt.

Die Papierspur aufbewahren

Sobald Sie die echte Aufschlüsselung haben, speichern Sie den E-Mail-Verlauf zusammen mit dem Dokument. In sechs Monaten, wenn Sie eine Änderung oder eine Variante melden, werden Sie genau wissen wollen, welche Lieferantenantwort welche Zahlen geliefert hat, besonders wenn der Lieferant seine Rezeptur später ändert, ohne es Ihnen mitzuteilen (das kommt häufiger vor, als man denkt).

Diese ganze Übung, einen Handelsnamen bis zu seinen echten Komponenten zurückzuverfolgen, gehört zu den mühsameren Teilen der Vorbereitung einer Rezeptur zur Meldung. Genau dafür wurde Cosmetic Comply entwickelt: Sie geben Ihre Zutatenliste ein, einschließlich Mischungen, und das Tool ordnet alles INCI und CAS zu und rechnet die Mathematik durch, sodass eine bei 2 % eingesetzte Lieferantenmischung nicht versehentlich mit voller Stärke gemeldet wird. Es jagt keinem Lieferanten hinterher, der Ihre E-Mail ignoriert, aber es erspart Ihnen die Tabellenkalkulations-Turnübungen, sobald Sie die Zahlen in der Hand haben.